Mittlere bis große Real Estate Investment Trusts sind bei ihren Parkvorgängen anfälliger für Betrug als kleinere Immobilienfirmen, und die Auswirkungen können unter dem Strich verheerender sein.
Die Arten von Betrug, die Eigentümer und Verwalter von Immobilien kennen müssen, lassen sich im Allgemeinen in vier Kategorien einteilen: Bargelddiebstahl, Validierungsdiebstahl (Rabattgutscheine), Bilanzbetrug und monatlicher Missbrauch des Parkzugangs. Bargelddiebstahl oder Veruntreuung des gesammelten Bargeldes machen den Großteil der betrügerischen Aktivitäten aus, jedoch nimmt der Betrug mit Bilanzen auf dem Markt zu.
Diese illegalen Aktivitäten, entweder durch direkten Diebstahl von Bargeld, den Verkauf von Validierungsrabattgutscheinen gegen Bargeld oder die missbräuchliche Verwaltung von monatlichen Parkzugangskarten, werden normalerweise direkt von Parkwächtern durchgeführt. Dies ist eine harte Realität für viele kommerzielle REITs, die oft über viele Jahre eine vertrauensvolle Beziehung zu ihren Parkplatzbetreibern aufbauen.
Die andere Hauptart des Betrugs betrifft die Berichterstattung über Jahresabschlüsse, wie z. B. Rückschläge/Auszahlungen für Parkunterschütze (z. B. für Hochdruckreinigung, Reinigung usw.) oder das Aufblähen von Betriebskosten. In diesem Fall profitiert die Geschäftsleitung eines Parkhausunternehmens persönlich, obwohl sie ihre ethische und rechtliche Verantwortung gegenüber ihrem REIT-Kunden verletzt.
Der Grund, warum mittelgroße und große kommerzielle REITs einem höheren Risiko ausgesetzt sind, liegt an mehreren Faktoren. Mangelnde Schulung, direkte Aufsicht durch das Immobilienpersonal oder Administratoren, die mehrere Aufgaben in großen Portfolios innerhalb strenger Fristen wahrnehmen. Darüber hinaus werden oft enge Beziehungen zwischen Betreuern und Stammkunden aufgebaut, die zu Diebstählen in Form von kostenlosen monatlichen Parkplätzen führen können.
Es kann auch einen Mangel an formellen Aufsichtsverfahren durch REITs geben, wenn es um das Parken geht, zusammen mit einem Mangel an Fachwissen zum Verständnis von Parkeinnahmenberichten. Alle diese Faktoren spielen eine bedeutende Rolle für die steuerliche Gesamtgesundheit eines REIT-Assets.
Allerdings ist es von entscheidender Bedeutung, dass kommerzielle REITs die notwendigen Schritte unternehmen, um alle Arten von Betrug in ihren Parkeinrichtungen zu erkennen und so schnell wie möglich abzuwehren. Hier sind 7 Schritte, die Ihnen dabei helfen.
1. Ernennen Sie einen dedizierten Administrator
Aufgrund ihrer enormen Größe haben viele kommerzielle REITs mehrere Personen, die Buchhaltungsfunktionen wie Forderungen, Zahlungsabwicklung, Rechnungszahlung usw. erledigen und diese Funktionen in einem Buchhaltungssystem erfassen. Betrugsfälle bei Parkraumbetreibern können so viel leichter unbemerkt bleiben. REITs sollten mindestens eine Person haben, die dafür ausgebildet ist, alle mit dem Parken zusammenhängenden Funktionen zu beaufsichtigen und an den monatlichen Einnahmenberichtssitzungen mit dem Parkplatzbetreiber beteiligt zu sein.
2. Kennen Sie Ihren Parkplatzbetreiber
Während jedes Unternehmen bestrebt ist, ehrliche Anbieter einzustellen, sollte eine detaillierte RFP/RFQ Parkvorgang kann helfen, Betrug zu verhindern. Hintergrundprüfungen, Empfehlungsschreiben und die Bewertung anderer Standorte, die von einem potenziellen Parkplatzbetreiber verwaltet werden, liefern Details, die bei einem persönlichen Treffen nicht leicht zu erkennen sind.
Das RFP/RFQ Bewertungsverfahren bietet REITs die Möglichkeit, Einzelheiten zur Methodik der Finanzberichterstattung, Transparenz und internen Revisionskontrollen anzufordern.
Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, werden betrügerische Parkplatzbetreiber von ihren Kunden oft als die vertrauenswürdigsten wahrgenommen, weil sie sich alle Mühe geben, um zu helfen und Vertrauen zu gewinnen. Ein Parkplatzanbieter, der nahezu vollständig autonom arbeitet und keine direkte Aufsicht durch den REIT hat, kann die Betrugswahrscheinlichkeit im Laufe der Zeit exponentiell erhöhen.
3. Implementieren Sie interne Kontrollen
Kommerzielle REITs müssen interne Kontrollen erstellen und aufrechterhalten, um Betrug in ihrem gesamten Portfolio zu verhindern und aufzudecken. Diese sollten die Überprüfung von Finanzkontodaten im Vergleich zu Parkausrüstungsberichten, Bankkontoaktivitäten, die Einrichtung eines Mehrpersonen-Abmeldesystems für Lieferantenerstattungen und andere Buchhaltungsfunktionen umfassen. Durch die Durchführung einer regelmäßigen Prüfung der finanziellen Aktivitäten der Parkraumbetreiber können REITs die Möglichkeit von Betrug erheblich reduzieren.
4. Direkteinzahlungen
Mit der Verfügbarkeit von Online-Banking ist es einfach, Kontobewegungen und Kontoauszüge schnell zu überprüfen. Indem der Parkplatzbetreiber aufgefordert wird, beide Einnahmequellen (vorübergehendes Parkergeld/-guthaben und monatliches Parkerguthaben) direkt auf das Bankkonto des REIT einzuzahlen, wird das Risiko einer fehlerhaften Zahlung oder einer zu geringen Zahlung durch den Betreiber stark reduziert.
Dies verschafft dem REIT mehr Transparenz über die Finanzen des Parkhauses, übernimmt die Kontrolle und eliminiert Zahlungsverzögerungen durch den Parkbetreiber. Die Direkteinzahlung gibt dem REIT auch eine zusätzliche Gelegenheit, eine sachliche Überprüfung der gesammelten Einnahmen durchzuführen, um die Rechtmäßigkeit der Betriebsausgaben zu überprüfen, die dem Parkplatzbetreiber erstattet werden sollen.
5. Prüfen Sie die Bücher regelmäßig
REITs sollten ihre Parkeinrichtungen in Bereichen mit Barzahlungen und der Verwendung von Validierungstickets routinemäßig überprüfen. Darüber hinaus können gelegentliche unangekündigte „Spot-Audits“ der täglichen Einnahmenerhebungen und der monatlichen Auffüllung von Pay-on-Foot-Geldbörsen dazu beitragen, Betrug in Szenarien mit hohem Risiko aufzudecken.
Der Vergleich der Transaktionsberichte für Parkgeräte mit den gesammelten Einnahmen verringert die Wahrscheinlichkeit eines nicht identifizierten Betrugs. Drittfirmen wie z AuditPark bieten Wirtschaftsprüfungsdienste sowie eine Betrugspräventions-Checkliste an, um REITs dabei zu helfen, Risiken zu identifizieren und interne Kontrollen zu entwickeln, um Verluste zu vermeiden.6. Null-Toleranz
Wenn Sie Ihren REIT mit Maßnahmen zur Betrugsprävention und Meldeverfahren eingerichtet haben, müssen Sie dennoch regelmäßig die Einnahmenberichte und Ausgaben Ihres Parkplatzbetreibers überprüfen. Um die Betrugsbekämpfung zu verstärken, sollte es eine geben Null Toleranz bei Diebstahl durch das Standortpersonal oder unethischer Meldung durch den Parkplatzbetreiber.
Am Ende des Tages bezahlt der REIT den Parkplatzbetreiber für seine Verwaltungsdienste. Wenn dem Standortpersonal Bargeld oder Validierungstickets nicht anvertraut werden können, wie viel Aufwand hat der Parkplatzbetreiber wirklich in die Sicherheit und Genauigkeit der Kundeneinnahmen investiert?
Keine „Drei-Streik-Regel“ in diesem Fall. Parkplatzbetreiber sollten wissen, dass es in Sachen Diebstahl „eins und aus“ ist. Durch die Umsetzung dieser Regel werden die Parkraumbetreiber konzertierte Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass sowohl die Parkeinnahmen als auch die Verwendung von Validierungstickets sicher und genau sind.
7. Holen Sie eine Expertenmeinung ein
Wenn ein REIT Betrugspräventionsmaßnahmen implementiert hat und die Zahlen immer noch nicht stimmen oder wenn es rechtliche Auswirkungen geben könnte, kann es ratsam sein, einen Parkberater und einen professionellen Buchhalter zu beauftragen, um eine umfassendere Überprüfung des Parkens durchzuführen gemeldeten Einnahmen des Betreibers. AuditPark Services Inc. arbeitet mit CPAs und zertifizierten Betrugsprüfern zusammen und kann umfassende Hilfe bei der Abschreckung, Aufdeckung und gegebenenfalls Verfolgung von Parkbetrug leisten.
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Über den Autor:
Ross Frangos ist Präsident und Gründer von AuditPark Services Inc., ein Parkberatungsunternehmen mit Sitz in Toronto ON. Er ist spezialisiert auf Ausschreibungen, Parkdokumente und die Unterstützung seiner Kunden bei der Beschaffung von Parkraumverwaltungsdiensten.
