6 Möglichkeiten, um bei Standortbesuchen und -inspektionen Zeit zu sparen

Es ist kein Geheimnis, dass Besuche vor Ort für Ihre Einzelhandelsgeschäfte unglaublich wichtig sind. Store-Audits und -Inspektionen ermöglichen es Ihnen, Programme und Initiativen zu bewerten, die Einhaltung sicherzustellen und sogar mit Teams vor Ort in Kontakt zu treten. 

Jedoch, Sie können auch Zeit in Anspruch nehmen. Zwischen den Auditvorbereitungen, der Reisezeit, der Inspektion von Geschäften und der Nachbereitung können Besuche vor Ort einige Stunden bis zu einem ganzen Tag dauern, möglicherweise länger. Ganz zu schweigen davon, dass bei ineffizienter Durchführung Standortbesuchsverfahren noch mehr in die Länge gezogen werden, was zu Zeit- und Arbeitsverschwendung führt. 

Das ist das Letzte, was ein Unternehmen will, weshalb Sie sich ständig um produktivere Besuche vor Ort bemühen sollten, die Ihnen Zeit und Geld sparen. 

1. Haben Sie ein klares Ziel, lange bevor der Besuch vor Ort stattfindet

Wie bei so ziemlich jeder wichtigen Aufgabe ist es ein Muss, ein klares Ziel zu haben. Bevor Sie einen Besuch vor Ort durchführen, identifizieren Sie zunächst Ihren Zweck und Ihre Ziele. Speziell:

Welche Art von Audit oder Inspektion führen Sie durch? Einige Audits konzentrieren sich auf Verkauf, während andere herum zentriert sind Sicherheit, oder Gesundheit und Sicherheit. In bestimmten Fällen konzentriert sich eine Inspektion auf eine bestimmte Kampagne oder Initiative. 

Welches Ergebnis möchten Sie sehen? Identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse, die Sie mit dem Audit erreichen möchten. Ist es einfach zu sehen, wie eine Kampagne ausgeführt wird? Möchten Sie die Compliance-Punktzahl eines Distrikts verbessern? Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie wissen, wie „Erfolg“ aussieht, bevor Sie Ihre Inspektionen durchführen. 

Verwenden Sie die Antworten auf die obigen Fragen als Leitfaden für Ihre Inspektionen. Wenn Sie Ihre Ziele identifizieren, können Sie bestimmen, welche Elemente Sie in Ihre Ziele aufnehmen sollten Checklisten, welche Fragen zu stellen sind und was zu tun ist priorisieren. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie abgelenkt werden, was bedeutet, dass Audits effizienter durchgeführt werden. 

2. Gehen Sie systematisch vor und planen Sie Ihren Besuch im Voraus

Bezirksleiter müssen oft mehrere Geschäfte besuchen, und die Fahrt von einem Termin zum nächsten dauert in der Regel etwa 45 Minuten (länger, wenn der Leiter ein großes geografisches Gebiet abdeckt). 

Wenn Sie Zeit bei Inspektionen sparen möchten, kann es sich lohnen, Ihren Zeitplan zu optimieren. Eine gewisse Vorplanung, welche Geschäfte in welcher Reihenfolge besucht werden, kann viel bewirken. Planen Sie Ihren Besuch also im Voraus. 

Die Verwendung einer aktuellen Karte kann hier hilfreich sein. Markieren Sie die Punkte auf der Karte, die Sie besuchen müssen, und ermitteln Sie dann, welche Routen Ihnen am meisten Zeit sparen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Tageszeit und Verkehr. 

Google Maps verfügt über eine nützliche Funktion, die anhand der üblichen Verkehrsbedingungen für eine bestimmte Tageszeit abschätzen kann, wie lange eine Fahrt dauern wird. Geben Sie einfach Ihre Start- und Zieladresse ein und geben Sie dann das Datum und die Uhrzeit der Reise an. Google zeigt dann eine Fahrzeitschätzung an, die Sie für Ihre Terminplanung verwenden können. 

Werkzeuge wie Bindy Bieten Sie eine integrierte Karte mit einer Routenfunktion zwischen Ihren Geschäften an, um es noch einfacher zu machen.

Es kann auch hilfreich sein, Ihre Route zu planen, wenn Sie im Geschäft sind. Welche Bereiche oder Abteilungen werden Sie zuerst inspizieren? Wo im Laden befinden sie sich? Wenn Sie diese Dinge im Voraus wissen, können Sie sofort loslegen, sobald Sie vor Ort sind.

3. Vermeiden Sie die Verwendung manueller oder papierbasierter Tools wie Klemmbretter und Papierchecklisten

Papierbasierte Tools wie physische Klemmbretter und Checklisten sind in der heutigen zunehmend digitalen Landschaft kontraproduktiv. Der Umgang mit Stift und Papier kostet nicht nur mehr Zeit, sondern macht Sie auch fehleranfälliger. Außerdem müssen manuelle Notizen oft erneut in ein anderes System eingegeben werden, damit die Informationen geteilt oder analysiert werden können. 

Excel-Tabellen sind ein Fortschritt, aber sie können auch ineffizient sein. Während Tabellenkalkulationen gut zum Aufzeichnen und Tabellieren von Daten geeignet sind, Sie sind nicht für die Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit konzipiert — zwei Aufgaben, die bei der Durchführung von Ortsbesichtigungen kritisch sind. 

Sie sind viel besser dran, wenn Sie Ihre Audits und Inspektionen digitalisieren mit einem Tool wie Bindy, mit dem Sie Checklisten erstellen, Inspektionen planen und Aufgaben über eine intuitive Cloud-basierte Plattform verwalten können.  

Bindy optimiert Standortbesuche und Inspektionen, indem manuelle Arbeit und doppelte Eingaben eliminiert werden. Das bedeutet, dass Sie sich weniger auf die lästigen Verwaltungsaufgaben konzentrieren können und mehr Energie auf den Besuch von Geschäften und die Verbesserung der Teamleistung verwenden können.

4. Bringen Sie andere Teammitglieder in dieselbe Plattform

Verwenden Sie bereits eine Audit-Lösung? Der nächste Schritt besteht darin, andere Teammitglieder auf die Plattform zu bringen. Dies wird die Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich vereinfachen. Alle auf einer einzigen Plattform zu haben, hält die Teammitglieder auf dem gleichen Stand. Informationen werden schnell und präzise weitergegeben und Aufgaben schneller erledigt.

Zum Beispiel, wenn Korrekturmaßnahme nach einem Audit erforderlich ist, können Sie mit den Mitarbeitern über das integrierte Tool kommunizieren Aktionsplan anstatt es per E-Mail oder SMS tun zu müssen. Dieser Vorteil wird noch deutlicher, wenn mehrere Teammitglieder beteiligt sind. Anstatt verwirrende E-Mail-Threads zu verfolgen oder mehrere Textnachrichten zu senden, findet die gesamte Kommunikation auf einer einzigen Plattform statt, sodass die Beteiligten immer synchron sind. 

5. Wiederverwendung von Informationen und Materialien aus früheren Inspektionen 

Beginnen Sie Ihre Checklisten oder Inspektionen nicht bei Null. Halten Sie eine Vorlage bereit, die Sie wiederverwenden können, um die Prüfungsvorbereitungen zu beschleunigen. Wenn Sie beispielsweise häufig Gesundheits- und Sicherheitsaudits durchführen, erstellen Sie eine Vorlage oder ein Formular, das mit häufig überprüften Elementen vorab ausgefüllt ist. Wenn es dann an der Zeit ist, sich auf Ihre nächste Inspektion vorzubereiten, können Sie die Vorlage aufrufen und sie basierend auf den Anforderungen jedes Geschäfts anpassen. 

Verwenden Sie einen ähnlichen Ansatz für Dinge wie Teamkommunikation. Anstatt dieselben Nachrichten für Dinge wie Korrekturmaßnahmen manuell einzugeben, verwenden Sie ein Formular oder eine Vorlage, um Zeit zu sparen.

6. Automatisieren Sie umständliche Aufgaben 

Automatisieren Sie lästige Aufgaben wie das Erfassen von Datum und Uhrzeit, das Benachrichtigen von Teammitgliedern oder das Hinzufügen von Fotos. All dies kann mit einer guten Audit-Plattform erreicht werden. Bindy zum Beispiel kann das automatisieren Korrekturmaßnahmen und füllen Sie das richtige Datum und die richtige Uhrzeit für die Aufzeichnungen aus. Das System kann auch die Nachverfolgung von Aufgaben durch automatisierte Benachrichtigungen erleichtern.

Sie können Ihre Prozesse weiter rationalisieren, indem Sie Ihre Audit-Plattform mit anderen Unternehmenslösungen integrieren. Angenommen, Sie möchten manuelle Kalendereinträge bei der Planung von Audits eliminieren. Wenn Ihre Audit-Plattform in Ihre Kalenderanwendung integriert ist, können Sie sie so programmieren, dass automatisch ein Kalendereintrag erstellt wird, wenn Sie eine neue Inspektion planen. 

Letzte Worte

Besuche vor Ort können einige Zeit in Anspruch nehmen, müssen aber nicht ineffizient oder unproduktiv sein. Mit der richtigen Planung und den richtigen Tools können Sie Ihre Ladeninspektionen und Audits optimieren, Ihr Team stärken und in kürzerer Zeit mehr erledigen. 

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Über den Autor:

Francesca Nicasio ist Einzelhandelsexperte, B2B-Content-Stratege und LinkedIn TopVoice. Sie schreibt über Trends, Tipps und Best Practices, die es Einzelhändlern ermöglichen, den Umsatz zu steigern und Kunden besser zu bedienen. Sie ist auch die Autorin von Retail Survival of the Fittest, ein kostenloses eBook, das Einzelhändlern hilft, ihre Geschäfte zukunftssicher zu machen.

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