Detailrevision – Den endelige vejledning

Hvem er denne guide til?

Denne guide til detailrevision er til detailhandlere med flere enheder i brancher som restauranter, dagligvarebutikker, apoteker, kurbade og klinikker, telekommunikations- og alkoholforhandlere. Denne vejledning hjælper også parkeringsoperatører og producenter eller distributører af forbrugsvarer.

Hvis du har brug for at indsamle eller validere data i butikker/geografiske lokationer, er denne definitive guide til detailrevisioner noget for dig!

Indhold

Hvad er en detailrevision?

Hvorfor udføre detailrevisioner?

Hvem drager fordel af detailrevision og detailrevisionssoftware?

- Hovedkontor

– Vicepræsidenter og direktører

– Distrikts-/regionale ledere og CPG-feltrepræsentanter

– Franchisetagere og ledere

– Kunder

Sådan implementeres et detailrevisionsprogram

Sådan opbygger du en tjekliste for detailrevision

Typer af detailrevisioner

– Merchandising Audit

– Tabsforebyggende revision

– Sundheds- og sikkerhedsrevision

– Konkurrenceanalyserevision

Branchespecifikke detailrevisionstjeklister

Sådan udføres en detailrevision

Handlingsplan for detailrevision

Sådan kalibreres et detailrevisionsprogram

– Kalibrering af formularen

– Kalibrer holdet

Sådan administrerer du forventninger til detailrevision

Sådan hjælper du butikker med at behandle en lav score

Excel vs. Retail Audit Software

ROI for Retail Audit Software

Revisionssoftware til detailhandel – Køb vs. Byg

Hvad er en detailrevision?

En detailrevision er en smart tjekliste. Den er baseret på en formular, har point, billeder af bedste praksis, støttefiler, betingede elementer, kritiske elementer og anbefalinger til handlingsplaner. Audits gør det muligt at kontrollere standarder, spore mangler, tildele og løse, når distrikts- eller salgschefer besøger butikker. En revision giver hovedkontoret mulighed for at garantere, at virksomhedens standarder, programmer og politikker implementeres fuldt ud i tide i hver butik.

Detailrevisioner bruges til drift, merchandising, service, tabsforebyggelse og/eller sundheds- og sikkerhedsstandarder. De kaldes nogle gange "butiksbesøg" eller "butiksvandringer".

Detailhandlere udfører typisk tabsforebyggelse og sundheds- og sikkerhedsaudit på faste tidspunkter i løbet af året. Drifts-, service- og merchandisingrevisioner kan udføres med jævne mellemrum eller for at forberede og støtte et butiksspecifikt initiativ eller et sæsonbestemt program.

Detailrevisioner kan annonceres eller uanmeldt. Audits kan udføres som en "selvrevision" af en franchisetager, butikschef/medarbejder eller af en distriktschef/feltrepræsentant, der besøger butikken.

Hvorfor udføre detailrevisioner?

Detailrevisioner fremmer højere overordnet overensstemmelse med brandstandarder på butiksniveau.

Hvordan? Praksis med at sende en distriktschef/CPG-feltrepræsentant til en franchise/butik viser, at overholdelse er en prioritet for brandet: Virksomheden afsætter ressourcer til denne bestræbelse.

Gennemførelse af revisionen i butikken styrker også brandstandarder for distriktsledere/CPG-repræsentanter. Beskriv standarden, vedhæft et bedste praksis-foto eller -dokument, og vej punkter eller marker bestemte emner, så revisorer nemt kan identificere virksomhedens prioriteter.

Træning er nødvendig, men træning er ikke nok.

Den eneste måde at vide, at medarbejderne anvender deres nylærte færdigheder på, er at besøge butikken. Overholdelse af sundhed og sikkerhed, forebyggelse af tab, handelsstandarder (osv.) opnås bedst, når alle er klar over, at standarder løbende verificeres. Behandl detailrevisioner som en løbende læringsmulighed, en chance for at coache hver enkelt butik for at opnå større succes.

Revisioner engagerer butikken.

Detailrevision er ikke en passiv aktivitet. De giver medlemmer af hovedkontoret mulighed for at tale med butiksledelse og medarbejdere. Stil spørgsmål, lyt og byd på ressourcer.

Forskellige butikker udfører på forskellige måder.

Butikker har forskellige prioriteter baseret på deres erfaring. Dette forventes, men virksomheder skal være sikre på, at kerneprogrammer og brandstandarder implementeres fuldt ud, til tiden og på tværs af alle lokationer. Den eneste måde at vide, om butikker virkelig udfører programmer for merchandising, drift eller tabsforebyggelse, er at have en detailrevisionsproces på plads.

Hver butik/franchisetager/CPG-skærm er en brandambassadør.

Skuffe en kunde på ét sted, og de kan stoppe med at gå til alle dine lokationer. Den gennemsnitlige dagligvarebutik har næsten 31.000 SKU'er. Hvis et produkt ikke er, hvor forbrugeren forventer, at det er, vælger kunden et sammenligneligt alternativ.

Undladelse af at udføre brandstandarder i én butik skader ikke kun salget af den pågældende lokation, det kan påvirke hele virksomhedens bundlinje.

Attraktive, veldrevne butikker/udstillinger tiltrækker kunder.

Virksomheder skal skabe enestående kundeoplevelser, herunder visuelt attraktive skærme, tydelig skiltning, lette at navigere i gange/sektioner og medarbejdere, der er klar til at engagere sig og hjælpe. CPG-skærme skal være velforsynede, godt oplyste og holdes i top stand. Dette er forskellen mellem at trække kunden til produktet eller lade kundens blik vandre til en konkurrent.

Ud over at tiltrække kunder er et brand, der er forpligtet til fremragende eksekvering i butikken, et brand, der tiltrækker potentielle franchisetagere. Potentielle franchisetagere er mere tilbøjelige til at investere i et operationelt stærkt, veldrevet brand end et, der opfattes som mangelfuldt eller inkonsekvent.

Hvem drager fordel af detailrevision og detailrevisionssoftware?

Detailrevision øger kundetilfredsheden, mindsker risici og driver salget. Nedenfor er måderne at implementere en detailrevisionsprogram påvirker virksomheden efter rolle.

Hovedkontor

• Se bruttoproduktsalget stiger med op til 1%.
• Reducer unødvendigt spild fra merchandising-programmer, der ikke er udført korrekt.
• Forebyg krav, tab og gebyrer forbundet med sundheds- og sikkerhedsforsømmelse.
• Øg kundetilfredsheden med veldrevne butikker.
• Reducer lager- og lageromkostninger ved at sikre, at hylderne er på lager og sælges igennem.
• Automatiser med detailrevisionssoftware og spar så meget som 145 minutter pr. revision pr. butik.
• Udbred virksomhedens standarder ved let at kommunikere bedste praksis.
• Brug dataanalyse til at identificere tendenser og forbedringsområder for at træffe kvalificerede forretningsbeslutninger.

Vicepræsidenter og direktører

• Evne til at spore KPI'er på tværs af programmer, divisioner, butikker og enkeltpersoner.
• Mål og spor overholdelse i butikkerne i realtid.
• Reducer arbejdsspild og omkostningstung frem og tilbage med et system designet til tovejs, sporbar kommunikation.
• Skab en kollaborativ arbejdsgang med distriktschefer/feltrepræsentanter og butikker.
• Tildel og spor opgaveafslutning.

Distrikts-/regionschefer og CPG-feltrepræsentanter

• Tids- og arbejdsbesparelser som følge af muligheden for hurtigt at stige med adgang til butikkens præstationshistorik.
• Centralt lager til opbevaring af data, der kan tilgås på enhver enhed til enhver tid.
• Gennemgå nemt præstationshistorik for at rådgive og engagere butiksmedarbejdere. Brug data til at coache butikschef/franchisetager.
• Spor gentag uacceptable, trends, og sammenlign butik med distrikt.
• Tildel og spor opløsning for ikke-kompatible varer uden frem og tilbage e-mails og gentagne opfølgende opkald.

Franchisetagere og ledere

• Adgang til bedste praksis billeder og dokumenter i et centralt lager kombineret med ydeevnedata.
• Brugervenlige rapporter, der henter data til deres specifikke placering til gennemgang og sammenligningsformål.
• Evne til selv at identificere områder for forbedring.
• Tidsbesparelser for nye ledere og franchisetagere til hurtigt at øge butikkens historie, ydeevne og brandstandarder.

Kunder

• Forbedret oplevelse på grund af konsekvent udførelse af merchandising, service og sundheds- og sikkerhedsstandarder.
• Reduceret frustration, da produkter er nemme at finde, fordi butikken er velorganiseret med fyldte hylder.
• Reduktion af kundeklager.
• Opbygning af brandloyalitet. Kunder vender tilbage til butikker, der er veldrevne.

Sådan implementeres et detailrevisionsprogram

Er du klar til at foretage detailrevisioner på tværs af dine lokationer? Uanset om du har 5 eller 50.000 lokationer, implementering af et detailrevisionsprogram behøver ikke at være tidskrævende eller svært.

1. Definer omfanget af dine data. Hvad vil du vide om dine butikker? Hvad ønsker du, at dine butikker skal vide om virksomhedens bedste praksis, driftsstandarder, varehandelsforventninger, servicestandarder osv.? Er rå eller aggregerede data vigtigere for din virksomheds beslutningstagning? Har du brug for begge typer?
2. Beslut hvem der skal involveres. Hvem skal foretage revisionen? Hvem ser hvilke data? Vil du inkludere alle butikker eller kun nogle?
3. Byg din form. Definer standarderne og kommuniker tydeligt forventninger. Vedhæft bedste praksis billeder og dokumenter for at give yderligere illustration.
4. Start formularen i lille skala. Brug en prøvegruppe af steder til at "prøvekøre", dyrlæge og give feedback på formularen. Dette kaldes "kalibrering."
5. Implementer programmet og spor resultater.
6. Beslut om du vil automatisere. Kan papirformularer og e-mailopfølgninger imødekomme dine behov? Vil papir og e-mail skalere med din virksomhed? Kan du spore/se rådata og aggregerede data? Kan du filtrere og narrowcaste dine data for at finde det datasæt, der er vigtigst for dig?

Beslutningen om at automatisere detailrevisionsprocessen bør tage højde for dit brands aktivitet og potentielle ansvar/omkostninger, som inkonsekvent/dårlig udførelse kan have på brandets image og bundlinje.

Sådan opbygger du en tjekliste for detailrevision

Hvad skal der stå på en detailrevisionstjekliste? Svaret afhænger af hvad du vil vide om dine placeringer. Er du en forhandler, der starter dit revisionsprogram fra bunden? Er du et CPG-brand, der er interesseret i hyldeplads, prisnøjagtighed og sporing af dine konkurrenter? Uanset de specifikke omstændigheder, er her en liste over bedste fremgangsmåder til at hjælpe dig med at opbygge din detailrevision eller CPG merchandising tjekliste.

Overvej "metadata". 

En formulars metadata er den væsentlige information, der indgår i alle revisioner. Dette inkluderer, hvem der udfylder formularen, hvilket sted, hvilken formular (tjekliste) og dato og klokkeslæt. Med detailrevisionssoftware er metadataene stort set automatiserede. Disse oplysninger stammer fra brugerens login, lokationsliste og tilgængelige formularer i henhold til brugerens sikkerhedsindstillinger.

Gruppér elementer i sektioner sorteret efter strømmen af dine placeringer. 

Sektioner bør udlægges, så de matcher butiksgangens naturlige flow. Det betyder at flytte ind fra det ydre, arbejde gennem gangene og til sidst ind bagerst i butikken. Opsætning af skemaet i forhold til butiksgangens naturlige flow sparer tid. Derudover er det mere intuitivt for revisoren.

Tænk på "ikke-anvendelige" elementer. 

En fordel ved detailrevisionssoftware er evnen til at "skjule" elementer, der ikke er relevante for alle lokationer. For eksempel har alle lokationer muligvis ikke en drive-thru. Muligheden for at deaktivere hele sektioner eller elementer på bestemte steder sparer også tid og er mere intuitiv for revisoren.

Sørg for, at din formular har tilstrækkelig dækning.

Igen kan situationer variere, men for butikschefer/distriktsledere skal formularen adressere nogle eller alle af følgende områder (hvert et separat afsnit):

• Butik udvendig (parkeringsplads, vinduer, landskabspleje, gangbroer, døre, indgang)
• Generel fremtoning og præsentation
• Merchandising og produktlager
• Medarbejdere, servicehastighed, træning og produktkendskab
• Udstyr og vedligeholdelse af faciliteter
• Kontanthåndtering, sikkerhed mv tabsforebyggelse
• Kør igennem
• Bagside af butik, pauserum, kontor
• Beholdning
• Badeværelser
• Sikkerhed og politikvisning

For CPG-repræsentanter, der besøger lokationer, skal formularen adressere nogle eller alle af følgende områder (hvert et separat afsnit):

• Hylder (plads, placering, overholdelse af planogrammer, priser, lagerniveau, SKU'er)
• Konkurrence (kampagner, facings, priser)
• Kampagner (skiltning, displays, skraldespande, inventar)
• Medarbejdere (uddannelse, produktkendskab, service)
• Bagsiden af butikken (inventar, korrekt opbevaring, rotation)

Undgå store sektioner. 

Brug af et større antal små sektioner hjælper med dataindtastning på mobil/tablet. Derudover resulterer brug af mindre, mere specifikke sektioner i detaljeret og meningsfuld rapportering.

Brug point strategisk.

 Mens alle elementer kan være vigtige, er nogle vigtigere end andre; nogle ting er afgørende for din virksomheds succes. For eksempel sterilisering af klinikudstyr. Hvis du vælger at score dine genstande, skal du tildele pointværdi i overensstemmelse hermed.

Vær beskrivende, specifik og visuel.

 Standarder skal være ligetil og utvetydige. I stedet for at bruge vage ord som "god" eller "nylig", brug specifikke. I stedet for "Udvendigt ser godt ud" skal du angive "Parkeringsplads og gangbroer er fri for snavs, landskabsplejen er pæn og ikke tilgroet, døre og vinduer er snavsfri og i funktionsdygtig stand."

Hvis du bruger detailrevisionssoftware, kan du vedhæfte et billede eller et dokument med bedste praksis til en vare for at illustrere eller eksplicit forklare standarden. Din revisor kan også vedhæfte billeder for at demonstrere overholdelse eller manglende overholdelse.

Tænk på frekvensen. 

Nogle virksomheder kan udføre så mange som én revision om ugen eller endda have butikschefer til selvrevision dagligt. Andre kan kun besøge én gang i kvartalet. Nogle virksomheder bruger én formular til at indsamle data om kernestandarder et par gange om året og bruger en anden formular til at revidere hyppigere for særlige kampagner eller sæsonbestemte ændringer.

"Kalibrer" din form. 

Diskuter formularen(erne) med dine drifts-/merchandising-teams. Saml deres feedback og input. Tænk på din formular som et revisionsværktøj og som et redskab til træning. Efter at have modtaget feedback, skal du omarbejde din formular i overensstemmelse hermed.

Køb eller byg.

 Beslut om du vil bygge din egen revisionssoftware eller købe en out-of-the-box detailrevisionsløsning.

Typer af detailrevisioner

Detailhandlere og CPG-mærker kan udføre adskillige typer audits: drift, merchandising, tabsforebyggelse, sundhed og sikkerhed, træning, faciliteter osv. Nedenfor definerer vi fire af de mest almindelige typer detailrevisioner.

Merchandising Audits

Både detailhandlere med flere enheder og CPG-mærker investerer en stor mængde ressourcer i branding, skiltning og displays. Mærker bruger merchandising revisioner at spore udførelsen af programmer i butikken.

Manglende udførelse i butikken kan være dyrt, med suboptimal merchandising, der fører til et 1% tab af bruttosalg. Over hele linjen, skærmoverholdelse kan være så lav som 40%.

Merchandising audits kan opdeles i to overordnede kategorier:

1. Hyldeaudit (overholdelse af planogram, ingen produkthuller, beklædninger, priser, korrekte SKU'er)
2. Salgsfremmende revisioner (sæsonprogrammer, understøttende skiltning, særlige visninger/annoncer, særlige priser, medarbejdernes bevidsthed om og viden om kampagnen)

Det er en bedste praksis for detailhandel for detailhandlere med flere enheder at kombinere merchandising-revisioner med revisioner til generel butikspræsentation og renlighed for at sikre, at kunderne får en optimal oplevelse.

Tabsforebyggende revisioner

Tabsforebyggende revisioner er designet til at minimere spild, hærværk, tyveri og risiko. At tage en forebyggelse vs. reaktion tilgang reducerer dyre forstyrrelser, beskytter brandet og hjælper med at opbygge forholdet mellem hovedkontor og butik. Tabsforebyggende revisioner sætter din politik i centrum og gør processen gennemsigtig for butikkerne.

Ifølge detailhandelseksperter, medarbejdere er den bedste forsvarslinje. Tabsforebyggende revisioner styrke tidligere medarbejderuddannelse, demonstrere, at tabsforebyggelse er en virksomheds prioritet, og give medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål.

Sundheds- og sikkerhedsrevision

Sundheds- og sikkerhedsrevision sikre overholdelse af regeringsbestemmelser og korrekt produkthåndtering for at beskytte virksomheder mod retssager, krav, hændelser med mærker og andre kostbare forstyrrelser.

Disse revisioner er ikke begrænset til foodservice-områder. Apoteker skal sikre, at medicin opbevares, sikres og udleveres korrekt. Byggepladser skal overvåge for korrekt udstyr, skiltning og barrierer, efterhånden som arbejdet skrider frem for at holde både arbejdere og offentligheden sikre.

Møbelforhandlere bør holde snore, stiger til køjesenge og indretning sikret korrekt. Distributører skal overvåge arbejdernes sikkerhed og sikre, at leverings- og lagerpersonale løfter og flytter produkter korrekt for at undgå skader.

Sundheds- og sikkerhedsaudit bør udføres rutinemæssigt, med kritiske spørgsmål altid en del af hver audit. Dette vil understøtte operationel bedste praksis og medarbejderuddannelse.

Omsætningen i detailhandlen kan være høj, så en regelmæssig vægt på sundhed og sikkerhed holder alle involverede og informerede.

Konkurrenceanalyserevisioner

Konkurrenceanalyserevisioner udføres oftest af CPG-producenter for at spore konkurrenters aktivitet i en specifik vertikal. For at få mest muligt ud af en konkurrenceanalyserevision er det afgørende, at du nøje overvejer omfanget og de data, du ønsker at indsamle, før du sender dine reps i felten.

• Vælg dit produkt. CPG'er fremstiller ofte mere end én type produkt. Overvej først, hvilket specifikt produkt du vil vide om. Identificer derefter dine top 2-4 direkte konkurrenter for det pågældende produkt. Hvis du er interesseret i at indsamle data om flere produkter, skal du sikre dig, at hvert produkt har sin egen sektion på din formular.
• Overvej, hvad du vil vide. Er du interesseret i dine konkurrenters prisstrategi? Særlige kampagner og tilbud? Hvordan definerer og taler de om produktet? Antal ansigter? Produktplacering og POP-skærme?
• Tænk over, hvor du vil besøge. CPG-mærker kan have deres varer i 1000-vis af lokationer. Vil du besøge alle lokationer eller en selektiv prøve?
• Rådfør dig med dine detailpartnere. Før du forlader butikken, skal du rådføre dig med dine detailpartnere og medarbejdere på gulvet. Er det sandsynligt, at medarbejderne anbefaler en konkurrent frem for dit produkt? Medarbejdere, der kender dit produkt? Er de vidende om din konkurrents produkt? Husk, succesfuldt samarbejde og et positivt forhold til dine detailpartnere kan øge lagerpriser på hylde med 5-8% og reducere produktionsomkostningerne med 5-15%!

For tips til at fremme et bedre samarbejde med dine detailpartnere se: 5 tips til at forbedre CPG og forhandlersamarbejde og Demonstrationer i butikken Forbedrer CPG og forhandlersamarbejde.

Branchespecifikke detailrevisionstjeklister

Bindy-bloggen tilbyder en række gratis, branchespecifikke detailrevisionstjeklister:

• Merchandising tjekliste
• Tjekliste til forebyggelse af tab
• Tjekliste for vaskerum
• Brandsikringstjekliste
• Tjekliste til forebyggelse af seksuel chikane
• CPG Merchandising Tjekliste
• Tjekliste for alkoholforhandlere
• Tankstation checkliste
• Apotek tjekliste
• Tjekliste for telekommunikationsforhandlere
• Tjekliste for hotelsikkerhed og sikkerhed
• Tjekliste for lotteriforhandlere
• Drive-Thru tjekliste
• Tjekliste for restaurant køkken

Sådan udføres en detailrevision

Detailrevisioner kan udføres af enhver medarbejder i en virksomhed, men generelt håndteres de af en distrikts- eller regionschef, en franchisetager, en CPG-repræsentant eller en mystery shopper. Nedenfor er en opsummering af hvordan man udfører en detailrevision.

Planlæg revisionen 

Hvis du bruger detailrevisionssoftware, skal du bruge den indbyggede kalender til at vælge placering og form. Nogle revisioner annonceres (meddelelse sendes til butikschefen), mens andre er "uanmeldt". Uanmeldte revisioner giver distriktschefen mulighed for at måle butikkens overholdelse af standarder uden yderligere forberedelse eller træning.

Forbered dig på revisionen 

Gennemgå placeringens sidste revision for ydeevne. Sørg for, at du kender navnene på den nuværende ledelse og ejere på stedet. Sammensæt eventuelle bemærkninger eller spørgsmål. Disse noter kan indtastes i de generelle bemærkninger til den planlagte revision, så du kan henvise til dem, når du ankommer.

Udfør revisionen

 Tag din kundes synspunkt, start med det ydre og arbejd dig ind og gennem det indre. Det er en god praksis at designe din formular efter butikkens naturlige flow. Mens detailrevisionssoftware giver dig mulighed for nemt at springe rundt mellem sektioner, sparer opsætning af formularen i overensstemmelse med stedets naturlige flow tid og er mere intuitiv.

Tænk over, hvem der bruger formularen i butikken. Distriktsledere vil have prioriteter, der adskiller sig fra en repræsentant for forbrugerpakkede varer (CPG'er). Design din formular og elementer (spørgsmål) i overensstemmelse hermed.

Skift enheder om nødvendigt. 

Uanset om du foretrækker at arbejde på mobil, pc eller tablet, skal du vælge en detailrevisionssoftware, der er enheds-agnostisk. Det betyder, at du skal være i stand til at starte, genoptage og afslutte revisionen på den enhed, der er mest behagelig for dig, uden problemer eller forsinkelse.

Medtag billeder og noter. 

De fleste mennesker reagerer stærkt på billeder. Billeder giver umiskendeligt bevis på succes og mangler.

Lav en handlingsplan for at tildele og løse problemer

 En handlingsplan er en fortsættelse af revisionen med fokus på at løse problemer, der ikke overholder kravene. Handlingsplaner samler alle ikke-kompatible punkter og tildeler dem til en bestemt person med en specifik frist for løsning.

Handlingsplaner er en fremragende måde at spare tid og penge i din virksomhed. I Bindy eliminerer handlingsplaner den tidskrævende ad hoc-kommunikation mellem butik og hovedkontor.

De giver distriktsledere/feltrepræsentanter mulighed for at arbejde sammen med butikker ved at dele noter og billedbekræftelse. Bindy gør det muligt for hovedkontoret at spore løsning af handlingsplaner i realtid og komme med anbefalinger til løsning.

Få butikkens buy-in

 Når revisionen er afsluttet, skal du bede butikken om at "anerkende" revisionen. Anerkendelse er en elektronisk signatur og gør det muligt for butikken at tage ansvar for revisionens resultater. Anerkendelse giver også butikken mulighed for at kommentere revisionen. Dette sikrer et flow af kommunikation fra butikken op til hovedkontoret.

Del dine resultater

 Det skal være nemt at dele resultater med butikken, hovedkontoret og andre relevante interessenter. Revisionssoftware til detailhandel giver alle interessenter med sikkerhedstilladelse mulighed for at se, interagere med og køre rapporter til revisionen.

Opfølgning på handlingsplanen

 Du kan følge op på telefon eller mail. Men med detailrevisionssoftware kan du spare betydelig tid med automatisk påmindelseskommunikation og rapporter, der giver dig mulighed for at spore gennemførte, sene og udestående handlingsplaner med et enkelt klik.

Planlæg din næste revision

Gentag cyklussen. Regelmæssige besøg i butikker fremmer hovedkontorets standarder og forbedrer driften og vareudførelsen. Dette resulterer i forbedret kundetilfredshed og øget salg.

Handlingsplan for detailrevision

Det handlingsplan er et middel til forbedring og en måde at lukke sløjfen på mangler (ikke-kompatible varer). Handlingsplaner udpeger en person, der er ansvarlig for at løse et specifikt problem på et bestemt sted.

At tildele hver ikke-overensstemmende vare en måldato for løsning fremmer ejerskab og ansvarlighed på butiksniveau. Ved hjælp af detailrevisionssoftware kan hovedkontoret levere handlingsplananbefalinger for at udsende afviklingsstandarder.

Handlingsplaner eliminerer tidskrævende frem og tilbage og ad hoc kommunikation. Distriktsledere/feltrepræsentanter og butikker kan arbejde sammen ved at tilføje og dele noter og billeder.

Succes i detailhandlen afhænger af eksekvering på butiksniveau. Handlingsplanen er designmæssigt eksekvering i handling. det er det nøgleværktøj til løsning på butiksniveau og et vigtigt område for at skabe arbejdsbesparelser og større investeringsafkast.

Sådan kalibreres et detailrevisionsprogram

En gennemtænkt, felttestet formular er i centrum for ethvert vellykket detailrevisionsprogram. De butiksdata, du ønsker at indsamle, bestemmer omfanget af formularen (driftsstandarder, sæsonprogrammer, sundhed og sikkerhed, udførelse af POP-visninger osv.).

Når du lancerer dit detailrevisionsprogram eller en ny formular, er det vigtigt at tage sig tid til at dyrlæge eller kalibrere formularen med en prøvegruppe af brugere og lokationer før den generelle lancering. Hvis du gør det, før du starter din formular på tværs af alle lokationer, sparer du tid, penge og frustration senere.

Kalibrer formularen

1. Begynd med et nøglesegment af brugere og lokationer. Skemaet skal dække alle interesseområder for virksomheden og være udformet på en sådan måde, at distriktslederens/feltrepræsentantens tid under besøget optimeres.
2. Brug formularen i feltet. Hovedkontoret synes måske, at formularens ordlyd og layout er i orden, men faktisk brug på et sted er den bedste måde at identificere mangler på:

• Uklart sprog
• Layout kræver for meget hop rundt for revisor
• Behov for yderligere bedste praksis-billeder eller understøttende dokumenter
• Scoring giver ikke mening for butikken/repræsentanten
• Alle sektioner/spørgsmål gælder ikke for alle lokationer/brugere

3. Bed om feedback og juster formularen.

Kalibrer holdet

Bedømmelsen af distriktsledere/feltrepræsentanter er ekstremt vigtig for ethvert revisionsprograms succes. Konsistens i vurdering og løsning af problemer har dog lige så stor betydning for programmets succes. Konsistens udvikler butikkens tillid til den samlede score. Konsistens giver også bedre rapportering og sammenligninger på tværs af lokationer og brugere.

Kalibrering af holdene involverer træning af personale i virksomhedens standarder og forventninger til håndtering og vurdering af manglende overholdelse. Distriktsledere/feltrepræsentanter skal være forberedte på at håndtere nogle gange følsomme og fortrolige personlige og forretningsmæssige problemer.

Revisionssoftware til detailhandel kan hjælpe med at styrke træningen med støttedokumenter vedhæftet formularer på sektions- eller emne- (spørgsmåls)niveau og komme med anbefalinger til handlingsplaner.

Sådan administrerer du forventninger til detailrevision

De fleste ledere/franchisetagere er stolte af deres arbejde og gør deres bedste for at eksekvere brandstandarder. At modtage en lav score for en detailrevision kan være meget at håndtere og fremkalde stærke følelser.

At hjælpe en lokation med at administrere forventninger begynder, før revisionen overhovedet finder sted. Det er op til hovedkontoret at sætte tonen for og kommunikere formålet med revisionsprogrammet.

Et detailrevisionsprogram handler ikke om at opnå perfektion. Menneskelige fejl opstår, omsætning sker, og uventede ændringer kræver opmærksomhed. Det er ikke ualmindeligt, at selv de bedste ledere/franchisetagere af og til taber en bold eller to.

Formålet med et operations-, tabsforebyggende eller merchandising-revisionsprogram er ikke at opnå en høj score, det er at forbedre eksekveringen af brandstandarder, hvilket resulterer i forbedret salg og et boost til bundlinjen.

At behandle detailrevisioner som "storebror"-indtjekning er ikke nyttigt. Angiv i stedet klart, at detailrevisioner repræsenterer en mulighed for at lære, udvikle sig, stille spørgsmål om og præcisere standarder og forbedre butikken.

For at sikre konsistens i vurderingen og fremme tilliden til revisionsprocessen skal du være så klar som muligt med hensyn til, hvordan formularelementer skal scores. Det er ikke en god praksis at spørge: "På en skala fra 1-5, er butikken ren?" Medtag i stedet dokumentation for bedste praksis og anbefalinger til præcis, hvordan en score på 1 ser ud i forhold til en score på 5.

Endnu bedre, stil specifikke spørgsmål: "Blev butikken støvsuget før åbning og efter lukning?" "Er hyldewoblere fri for rifter, bøjninger og afskalninger?" "Takkede salgsmedarbejderen kunden for deres køb og inviterede dem til at vende tilbage?"

Sådan hjælper du butikker med at behandle en lav score

Det er ikke usædvanligt, at en lav score fremkalder stærke følelser. For at hjælpe butikker med at behandle en lav score ændres samtalen fra en om fiasko til en om mulighed.

1. Bliv ikke besat af scoren. Perfektion er uhåndgribelig i livet og i detailhandlen. Detailrevisionsprocessen handler ikke om at opnå en perfekt score første gang eller hver gang. Mind butikkerne om, at et detailrevisionsprogram fokuserer på forbedring og vækst.
2. Spild ikke muligheden. Efter en lav score kan distriktschefen coache butikken, gennemføre yderligere træning og hjælpe butikken med at blive bedre. Ledere/franchisetagere har mulighed for at omkalibrere og gøre branding, eksekvering og at gå foran med et godt eksempel, når det kommer til standarder. Butiksmedarbejdere kan engagere sig, vokse professionelt ved at tage ansvar og sætte en ære i at forbedre butikken.

Excel vs. Retail Audit Software

Mange forhandlere, der overvåger butikkens overholdelse af virksomhedens standarder, er fortsat afhængige af papir-, e-mail- og telefonsupport. Selvom telefon og e-mail er allestedsnærværende kommunikationsmetoder, var ingen af dem designet til at være tovejs, sporbare eller rapporterbare.

Ved brug af Excel eller papir til dine formularer kan være langsomt og arbejdskrævende. Score skal optælles, data indsamles, input og deles, flere e-mails skal sendes for at rapportere mangler. En gennemført revision, der sidder på en persons skrivebord, er ingen hjælp for en virksomhed, der kræver opdaterede data for at træffe informerede forretningsbeslutninger.

ROI for Retail Audit Software

Detailrevision har målbare fordele i og uden for virksomheden. For virksomheder, der fortsat er afhængige af papir/Excel, automatisering af detailrevisionsprogrammer med software demonstrerer ROI på procesforbedringer alene og giver alle niveauer i virksomheden få adgang til data med det samme.

Revisionssoftware for detailhandel sparer 145 minutter pr. revision pr. butik.

• Planlægning af revisionen og underretning af butikker er automatiseret.
• Gennemgå tidligere revisioner hurtigt ved hjælp af rapporter i stedet for at gennemse papir/e-mail og oprette et resumé.
• Formularer er intuitive: viser kun elementer (spørgsmål), der er relevante for stedet og brugeren.
• Dernæst er scoringen automatisk.
• Data behøver ikke en oversigt, men er tilgængelige for alle niveauer i realtid.
• Med et enkelt klik oprettes der automatisk handlingsplaner for alle ikke-kompatible punkter, der identificeres under revisionen.
• Tildel handlingsplaner og opgaver. Softwaren følger automatisk op på forfaldne forpligtelser.
• Spor færdiggørelse fra hvor som helst og når som helst med enkle rapporter

For virksomheden eliminerer detailrevisionssoftware omkostningerne til dataindtastning, forsendelse af papirformularer og fysisk datalagring. Software giver brands mulighed for at tilpasse formularer hurtigt og eliminerer distributionsomkostninger.

Formularbyggere kan arbejde sammen med deres team på en enkelt platform for at kalibrere formularen i modsætning til at dele via e-mail og vente på et svar.

Hovedkontoret kan håndtere uventede nødsituationer og ændringer (produkttilbagekaldelse, reguleringsændringer, udstyrsnedbrud, viral negativ kundegennemgang) for ethvert personaleniveau med det samme med opgavestyring.

Revisionssoftware til detailhandel sparer penge tabt på dårlig udførelse.

Prisen på suboptimal merchandising er ca. 1% af bruttoproduktsalget. Succes kommer ned til korrekt udførelse.

• Kun 40% af kontrakterede salgsfremmende skærme udføres korrekt.
• Succesfuldt CPG-samarbejde med detailpartnere til udførelse af merchandising kan generere op til 10% i driftsmarginforbedringer og reducere lagrene med et gennemsnit på 10%.
• Realtidsadgang til information mellem hovedkontor, teams og butikker gør det lettere at identificere kampagneproblemer tidligt og tildele problemer til løsning til rette mangelfulde kampagner.

Revisionssoftware til detailhandel reducerer tab forbundet med tyveri, svindel, hærværk og spild.

En nylig undersøgelse fra National Retail Federation (NRF) fandt en gennemsnitlig krympehastighed på 1.44%, der koster "den samlede amerikanske detailøkonomi $48,9 milliarder."

• Virksomheder, der implementerer effektive processer, kan gøre mere med mindre. Næsten 8% af tabsforebyggende afdelinger ser budgetter falder med 20% i 2018.
• Brug detailrevisionssoftware til at distribuere tabsforebyggende politikker og gennemgå tests for at sikre, at standarder forstås på butiksniveau.
• Opgavestyringsmoduler gør det muligt for brands at tildele og spore LP-politikgennemgang.
• Distribuer hurtigt opdateringer til politikken for tabsforebyggelse.
• Revisionssoftware til detailhandel giver en historie om due diligence, hvis der skulle opstå en kritisk hændelse.

Revisionssoftware til detailhandel beskytter virksomheden

Revisioner beskytter virksomheder mod krav, bøder og retssager på grund af overtrædelser af sundhed og sikkerhed.

• 70% af små detailvirksomheder føler sig overvældet af regeringsbestemmelser, herunder sikkerhedsretningslinjer og arbejdsbestemmelser.
• Ændre medarbejdernes adfærd ved klart at kommunikere sundheds- og sikkerhedsstandarder.
• Brug opgavestyring til at tildele vedligeholdelse af væsentligt udstyr.
• Vedhæft politik- og regelopdateringer til formularen, så oplysningerne er let tilgængelige.
• Demonstrer due diligence for katastrofe- og nødberedskab med en elektronisk, let tilgængelig revisionshistorik for hvert sted.

Revisionssoftware til detailhandel – Køb vs. Byg

Skal du bygge din egen skræddersyede detailrevisionssoftware eller købe software? Overvej faktorerne der skal drive din beslutning:

• Time-to-market
• Investeringsafkast
• Værdi og fordele

Hvor meget vil det koste at udvikle en intern løsning?

Bed din it-afdeling om at give dig et overslag. Hvis de ikke tidligere har estimeret omkostningerne nøjagtigt, så husk at "polstre" tilbuddet i overensstemmelse hermed. Hvis IT har givet dig præcise estimater, har du nu dit måltal at slå, når du undersøger softwareløsninger.

Hvor meget vil det koste at vedligeholde?

Ud over de oprindelige udviklingsomkostninger skal du overveje de løbende omkostninger ved at producere og opdatere dokumentation, support, løbende udvikling for at reagere på markedsmæssige og tekniske ændringer, og hvis du har brug for yderligere medarbejdere.

Husk, med interne løsninger, 70% af softwareomkostninger opstår efter implementering.

Vil din egen løsning opfylde det, du har brug for?

Vil det fungere på alle typer enheder? Er kalenderen integreret med Outlook? Har du de nødvendige rapporter til at give dig samlede og rå data, spore trends, sammenligne lokationer og nemt følge op på uløste problemer? Vil det være intuitivt at bruge? Har du anmodet om feedback fra dit drifts- eller merchandisingteam for at forstå deres must-have funktioner?

Sammenlign funktioner.

Når du kender dine must-have-funktioner, kan du sammenligne æbler med æbler med købsklare løsninger. At imødekomme 75% af dine behov med en bare-bones-løsning vil kun skabe frustration og slette alle fordele, du kunne have opnået med automatisering.

Hvad er fordelene ved at købe?

Konkurrencen på softwareområdet er hård, og du kan være sikker på, at markedet vil luge ud i utilstrækkelige løsninger. Derudover, for at holde trit med markedet, skal softwareleverandører bevare deres forspring og løbende opdatere og reagere på skiftende trends og teknologi.

Udnyt gratis prøveperioder!

Sørg for, at løsningen er intuitiv og opfylder behovene hos lokationer, repræsentanter og hovedkontor. Det er vigtigt for os, at du træffer en informeret beslutning. Til dette formål har vi forberedt en liste over leverandører opererer i dette rum.

Detailhandelen ændrer sig altid. Kig tilbage her for løbende opdateringer af fakta og ressourcer!