Retail Task Management, omfattende vejledning

Opgaveudførelse på butiksniveau er en udfordring for de fleste forhandlere. Et effektivt opgavestyringssystem driver butiksudførelse, deltagelse og engagement til nye højder.

En almindelig fejl, som detailhandlere begår, er at forsøge at administrere opgaver via e-mail. Det er nærmest umuligt at holde styr på komplekse programmer og mange bevægelige dele via e-mail – hvem har og ikke har gjort hvad, hvor og hvornår.

Derfor har vi sammensat denne omfattende guide til opgavestyring for forhandlere. Handlingsbare ideer til at forbedre dit opgavestyringssystem og blive en mester i udførelse af operationer med flere enheder.

INDHOLD

Førende mærker i USA stoler på Bindy til detailrevisioner, inspektioner på stedet, butiksvandringer, webstedsbesøg og feltundersøgelser.

Hvad er Retail Task Management?

Hvad er en opgave?

Hvorfor opgaveudførelse mislykkes

Sådan forbedres opgavestyring

Tildel en opgave eller udfør en inspektion

Hvad er Retail Task Management?

Detailopgavestyring er processen med håndtering af opgaver, herunder prioritet, forfaldsdato, granulær distribution til udvalgte modtagere (typisk butiksstyring), sporing og rapportering. Task management hjælper detailhandelsmærker med at nå specifikke mål gennem distribution af handlingsrettede og sporbare anmodninger.

Hvad er som opgave?

I detailhandlen er der to typer opgaver: tilbagevendende driftsopgaver og ad-hoc indsatsopgaver.

Tilbagevendende opgaver

Tilbagevendende opgaver er de opgaver, der holder detailforretningen kørende. Dette inkluderer regelmæssige lageroptællinger, budgettering og planlægning. Denne type opgaver omfatter også daglige ansvarsområder såsom lageropfyldning, rengøring osv. Det vil sige de opgaver, der normalt indgår i en tjekliste.

Ad hoc opgaver

Ad hoc opgaver er en engangsopfordring til handling. For eksempel opsætning af en specialiseret merchandising-skærm, implementering af en politikændring, tildele yderligere uddannelse, eller tilbagekaldelse af et produkt. Disse opgaver kan være presserende og, hvis de ikke udføres til tiden, kan de bringe væsentlige forretningsprocesser til at standse eller skade et brands omdømme.

Både tilbagevendende og ad-hoc opgaver kan også opdeles i enkelt- og multi-action opgaver.

Single-action opgaver

Enkelthandlingsopgaver er simple opgaver, der normalt udføres i et enkelt trin. For eksempel at placere opdaterede salgsskilte, udskifte udbrændte pærer på et butiksskilt eller opdatere sandwichbrættet med dagens tilbud. Disse typer opgaver kan overses eller simpelthen glemmes i detailhandlens travle hverdag.

Multi-action opgaver

Multihandlingsopgaver er mere komplekse og består af flere handlingstrin og delopgaver. Trin skal muligvis udføres i en specificeret rækkefølge. Denne type opgave kan omfatte natlig rengøring af komplekst køkkenudstyr, behandling af nye produktleverancer eller onboarding af en ny medarbejder.

Når det kommer til disse opgaver, kan det være nemt at springe trin over eller delvist fuldføre opgaven. For eksempel er det derfor, butiksansatte kun udfører visninger som planlagt 37% af tiden.

Hvorfor opgaveudførelse mislykkes

Før vi diskuterer implementering af værktøjer til at forbedre opgavestyring i butikker, er det nyttigt at overveje årsagerne til den manglende opgaveløsning i detailhandlen.

Distraktion

Det er ikke usædvanligt, at detailmedarbejdere føler, at de bliver trukket i et dusin forskellige retninger hver dag. Nogle gange er de opgaver, der får opmærksomhed, ikke de vigtigste eller essentielle for driften, men dem, der er mest forstyrrende eller mærkbare. For eksempel de endeløse e-mails, der konstant pinger fra en butikschefs telefon.

Butikschefer og distriktschefer kan være særligt modtagelige for distraktion. Mellem kunder, der har brug for opmærksomhed, medarbejderspørgsmål, træning, er det alt for nemt at miste overblikket over væsentlige opgaver.

Forvirring om prioriteringer

Teams kan have forskellige tilbøjeligheder og prioriteter baseret på deres egne erfaringer og følelser. Selvom der ikke er noget galt med det, skal brands sikre udførelsen af kerneopgaver og programmer, der udgør rygraden i deres strategi.

Uden at prioritere opgaverne kan medarbejderne også udvise, hvad Harvard Business Review betegner som "opgavefuldførelsesbias". EN 2017 undersøgelse hævder, at efterhånden som antallet af opgaver stiger for en medarbejder, kan medarbejderen vælge at udføre lettere opgaver først som en måde at krydse af på deres liste, føle en følelse af præstation og lette deres arbejdsbyrde.

Selvom dette øger ydeevnen på kort sigt, har opgavefuldførelsesbias i sidste ende en negativ effekt på medarbejdernes læring og påvirker organisationens langsigtede præstation negativt, da vanskeligere og tidskrævende opgaver fortsætter med at blive udskudt.

Informationshuller

Kun ifølge en nylig Gallup-undersøgelse halvt af 2,2 millioner adspurgte medarbejdere siger, at de forstår, hvad der forventes af dem på arbejdet. Denne samme undersøgelse viste, at så få som 12% af medarbejdere er meget enige i, at deres leder hjælper dem med at sætte arbejdsprioriteter.

Vigtige organisatoriske opgaver kan falde til side, simpelthen fordi medarbejderne ikke ved, at de er ansvarlige for opgaven eller ikke forstår opgavens forventninger.

Sådan forbedres opgavestyring

Succes i detailhandlen kommer ned til udførelse.

“Der er en direkte sammenhæng mellem din bundlinje og dit personales produktivitet; hvis du ønsker at øge din indtjening, skal du starte med dine medarbejdere,” argumenterer detailekspert Francesca Nicasio.

Hun fortsætter: "Giv dem værktøjer til at udføre deres arbejde bedre for at maksimere medarbejdernes produktivitet." Hvis du vil forbedre opgaveudførelsen i detailbutikker, skal du begynde med de rigtige værktøjer.

Brug de rigtige værktøjer

Det rigtige opgavestyringsværktøj til detailhandel gør hele forskellen. Mange tror, at en papirtjekliste og e-mail eller programmer som Google Keeps eller Apple Notes er nok til at booste eksekveringen i butikken. Men ingen af disse muligheder giver detailhandlere et centraliseret sted til alle opgaver. De giver heller ikke mulighed for at spore fuldførelse af opgaver på tværs af alle butikker.

"Teknologi kan gøre eller ødelægge din evne til at køre en smidig detailhandel," siger retail tankeleder Jasmine Glasheen. Hun bemærker, at forsøg på at holde styr på alle de bevægelige dele manuelt "kan føre til en række menneskelige fejl, der koster din bundlinje."

Vælg i stedet en løsning hvor du kan tildele opgaver til specifikke modtagere til ethvert butiksbehov. Vigtigst af alt, find en løsning, der hjælper dit team med at udføre deres job og lægger al den information, de har brug for, ét sted for at udføre hurtigere: direktiver, fotos og understøttende dokumenter.

Fordi detailteams er på farten, bør din løsning kunne køre på alle enheder, så uanset hvor dine medarbejdere er, kan de stadig engagere sig. Til sidst er der ingen mening i at tildele en opgave, hvis du ikke kan spore fuldførelsesrater nemt og i realtid. Dette sikrer, at problemer ikke falder gennem sprækkerne.

Implementering af nye værktøjer

Det kan være skræmmende at tænke på at integrere ny teknologi i dine detailbutikker. Hvor lang tid vil det tage at uddanne medarbejdere? Vil medarbejderne tage det nye værktøj i brug?

Husk værktøjer, der forbedrer effektiviteten, og organisationen engagerer medarbejderne. Faktisk, 80% af detailmedarbejderne mener, at deres arbejdsglæde ville blive bedre, hvis deres butik fungerede mere effektivt.

Vælg en platform, der er intuitiv og lavet til din branche, f.eks Bindy. Selvom du måske skal investere i noget træning på forhånd, ved blot at eliminere den tid, der bruges på at spore problemer via e-mail og manuel opfølgning, vil du stadig være foran med det tidsmæssige engagement. Udnyt desuden leverandørens tilbudte træning for at spare på omkostninger og gratis prøveversioner, så du kan se platformen arbejde i dine butikker.

Hvis du er usikker på, hvordan du integrerer ny teknologi i dine butikker, så se vores blog: Sådan implementerer du nye teknologier i din detailforretning.

Indstil forfaldsdatoer

Forfaldsdatoer hjælper medarbejderne med at prioritere. Dette handler om mere end at færdiggøre en opgave for at lave en deadline; forfaldsdatoer hjælper også medarbejderne til at vide, hvad der ikke er en umiddelbar prioritet.

Uden forfaldsdatoer kan det føles som om, at alt skal betales med det samme. Dette kan føre til, at personalet føler sig overvældet og kan udløse den proces, der fører til den ovenfor nævnte "opgaveafslutningsbias".

Indstil kontingentdatoer baseret på vigtighed og i overensstemmelse med din virksomheds unikke kalender. For eksempel er det ikke en god ide for en blomstervirksomhed at uddele medarbejdere med lageroptælling eller træning i de travle måneder december, februar og maj. Det er dog hensigtsmæssigt at tildele en opgave til at vende POS-skærme med julegodkendte merchandise.

Forfaldsdatoer er en reel del af detailhandlen. Overvej, at en korrekt udført POP-skærm kan levere så meget som en 45.5% salgsløft, når det er sat ordentligt op og til tiden.

At lave deadlines, færdiggøre lagerbeholdninger og eksekvere marketingplaner kan øge salget i samme butik med 3.7%. Undladelse af at udføre detailopgaver til tiden betyder, at tusindvis af dollars står tilbage på bordet.

Vær tydelig

Butikker har det bedst med klare, detaljerede direktiver. Opgaven skal være ligetil og utvetydig.

Sig ikke bare: "Genkald alle romainesalat." Giv instruktioner om, hvordan du sikkert fjerner og bortskaffer salaten. Hvis du bruger en løsning som f Bindy, kan du vedhæfte litteratur, der informerer medarbejderne om produkttilbagekaldelsen, og hvordan de kan besvare kundespørgsmål. Giv et planogram og fotos, så medarbejderne ved præcis, hvordan de skal fylde det nu tomme salatrum.

Du kan overveje at nedbryde projekter med flere trin i mindre enkeltopgaver for overskuelighedens skyld. Med Bindy kan du linke opgaver til hinanden, så medarbejderne kan udføre dem i den rækkefølge, der kræves for at sikre, at ingen trin overses.

Opfølgning

Sørg for, at du er i stand til at spore fuldførelsesrater og nemt følge op på forfaldne opgaver. Med Bindy kan du køre rapporter eller overvåge fuldførelsesrater med farvekodning fra opgavens side.

Når den er planlagt, sendes opgavebeskeder automatisk, sættes på medarbejderens dashboard og i deres kalender. Alle inkluderer klikbare links, så medarbejderne nemt kan navigere til opgaven. Medarbejdere kan kommentere opgaven eller lade opgaveskaberen vide om eventuelle problemer. De kan demonstrere færdiggørelsen ved at vedhæfte billeder.

Som detailantropologer Kizer & Bender observer: "Det, der bliver målt, har en tendens til at blive gjort." At holde sig på toppen af gennemførelsesraterne kan også hjælpe dig med at identificere mønstre af forsinket tid og bedre forstå, hvor coaching er påkrævet.

Tildele en opgave eller bruge en tjekliste?

Der kan være en vis forvirring i detailbranchen over udtrykket "opgave". Nogle forhandlere tænker på en medarbejders opgaver som "det, de skal udføre i løbet af deres skift." Teknisk set kan enhver opgave, du giver til et teammedlem, kaldes en "opgave", inklusive daglige åbnings- eller lukkeopgaver, udføre en tabsforebyggende audit eller opdatering af deres sikkerhedstræning.

Det kan være en udfordring at finde ud af, hvilket værktøj der er bedst egnet til at tildele og følge op på alle disse "opgaver". Her er vores anbefalinger til funktioner og værktøjer, der hjælper med at udføre tilbagevendende, ad-hoc-, enkelthandlings- og multihandlingsopgaver.