Detailhandelen bevæger sig altid hurtigt, men med udbruddet af COVID-19 skal virksomheder justere deres drift og sundheds- og sikkerhedspolitikker dagligt (nogle gange hver time). Ledelsen har et ansvar for hurtigt at kommunikere politikændringer og bedste praksis på tværs af deres butikker.
Det er afgørende, at medarbejderne arbejder med den mest opdaterede information for at beskytte sig selv og kunderne. Her er, hvordan en dagligvarebutikskæde udførte en opdatering af politikker og bedste praksis på tværs af 700+ lokationer.
Casestudie: Kommuniker ændringer i politik
Det Verdens Sundhedsorganisation, Center for Disease Control, eller det styrende organ udsteder en ny sundhedspolitik og/eller desinficeringsprocedure. Forhandlere skal udføre opdateringen på tværs af forskellige afdelinger, på tværs af alle lokationer og forskellige stater.
Kunde
En dagligvarekæde med mere end 700 lokationer.
UDFORDRING
Dagligvarebutikskæden var nødt til at implementere de seneste opdateringer af regeringsreguleringer. Opdateringer omfattede nye politikker for hygiejne, sanitet og foranstaltninger til social distancering for vigtige detailhandlere. Nærbutikken skulle også placere skilte, mærkater, installere beskyttelsesglas og implementere nye selvbetjeningsprocedurer for mad og drikke.
At informere medarbejderne om ændringer i politikken skal være hurtig, dokumenteret og verificeret med billeder. Hovedkontoret krævede også en verificerbar registrering af, hvornår medarbejderne blev underrettet, dato/tidspunkt for færdiggørelsen og eventuelle yderligere nødvendige trin for at overholde nye politikker og procedurer.
E-mailkæder og/eller papirtjeklister er ikke hurtige nok. De giver heller ikke garantier nok. Det er vigtigt at verificere koordineringen af politikfordeling og -vedtagelse i realtid på tværs af flere lokationer.
Udførelse af politikopdateringer i butikken
Ved hjælp af en Bindy skabte dagligvarekæden tilpassede kontrolskemaer for at sikre, at skiltning, social afstandsmærkater og beskyttelsesglas er på plads. De vedhæftede bedste praksis-billeder. På den måde vidste medarbejderne præcis, hvor og hvordan skiltning og glas skulle placeres. Obligatoriske billeder verificeret implementering og placering.
Hovedkontoret tilpassede procedurer for selvbetjeningsmad. Regionale ledere inspicerede for at sikre, at al uemballeret, selvbetjent mad blev fjernet fra hylderne. I stedet brugte butikkerne færdigpakkede alternativer.
Flere nye politikker gjaldt for drikkevarestationer. Engangshandsker leveres nu til kaffe- og drikkevarestationer. Engangslåg fjernes. Ekspedienter uddeler nu låg ved køb. Kunden kan ikke længere bruge genopfyldelige beholdere til drikkevarer.
Hovedkontoret kan anmode om daglige inspektioner med obligatoriske billeder for at sikre, at handsker er tilgængelige, og drikkevarepolitikker er vedtaget. De kan også vedhæfte politikforklaringer og FQA'er direkte til formularer, så medarbejderne kan besvare kundespørgsmål.
Husk, politik ændres. For eksempel har styrende organer justeret det maksimale antal personer, der er tilladt i en butik. Ved at bruge en detailkommunikationsapp kan hovedkontoret implementere opdaterede formularer til alle butikker. Derudover kan hovedkontoret anmode om inspektioner for at verificere opdateret politikimplementering.
Implementer politikopdateringer med software
Når de står over for en krise, har medarbejderne brug for opdateret information for at beskytte kunderne, sig selv og brandet. Her er et par måder Bindy kan hjælpe hovedkontoret med at implementere politik- og procedureopdateringer og sikre implementering.
implementere med Task Management
Tildel opgaver for at udføre nye sundheds- og sikkerhedspolitikker og -procedurer i detailhandlen. For eksempel fjerner mange dagligvarebutikker selvbetjent mad/drikkevarer og erstatter dem med færdigpakkede muligheder. Derudover forsyner butikkerne mad- og drikkevarestationer med engangsbeskyttelsesudstyr som skjolde, handsker og tang. For at implementere nye madservicepolitikker kan hovedkontoret oprette opgaver.
Brug af et opgavestyringssystem bygget til detailhandel til at distribuere politikker og procedurer hjælper brands med at reagere hurtigt og sikre overtagelse.
Hovedkontoret kan oprette enkelte eller flere opgaver på mindre end et par minutter. De kan tildele en forfaldsdato og sende opgaven til relevante medarbejdere. Vedhæft bedste praksis-billeder og understøttende politiske dokumenter direkte til opgaven. Opgaver er tilgængelige på enhver enhed.
Dernæst kan medarbejderne vedhæfte deres egne billeder for at bevise udførelse og politikimplementering, efterlade notater og markere opgaven som udført. Bindy sporer automatisk bruger, lokation, dato og klokkeslæt.
implementere med Content management
Intern kommunikation er kritisk under en krise, og eksperter er enige om, at det er bedst at kommunikere tidligt og ofte. At holde denne kommunikation på en enkelt platform gør det mere sandsynligt, at medarbejdere vil engagere sig. Med Bindy's indholdsansvarlig, kan hovedkontoret dele organisatoriske nyheder og politikopdateringer. Handlingsbare oplysninger kan tildeles som en opgave.
For eksempel opdaterer mange dagligvarebutikker politikker for håndvask og rengøring. Hovedkontoret kan oprette opdateringer og inkludere træningsvideoer og filer til håndvask. Indholdschefen sørger for læsekvitteringer, så hovedkontoret ved, hvornår medarbejderne har engageret sig.
implementere med korrigerende handlinger
Når implementeringen mislykkes, skal du tildele en korrigerende handling. Vedhæft billeder for at illustrere manglende overholdelse. Når det er løst, kan slutbrugere også vedhæfte billeder for at demonstrere opløsning.
Kør hurtigt rapporter fra hvor som helst, på enhver enhed for at overvåge gentagne forseelser eller sporopløsning i realtid.
Der er mange ting uden for detailhandlernes kontrol i øjeblikket. Når det kommer til at komme igennem en krise, er det vigtigt at fokusere på, hvad du kan gøre. Forhandlere kan holde butikkerne informeret og fungere sikkert. Bindy kan hjælpe.
For mere COVID-19 ressourcer og anbefalinger om bedste praksis, se Bindy blog.
- Tjekliste for medarbejderes velvære
- Coronavirus (COVID-19) tjekliste for detailhandel og gæstfrihed
- 5 måder at støtte medarbejdere og kunder på under COVID-19
- COVID-19: Ressourcevejledning til genåbning af butik
ANDRE RESSOURCER TIL Retail Task Management
Der henvises til Retail Task Management kategori for how-tos og bedste praksis for detail- og hoteladministration.
