7 Manuelle processer Enhver forhandler bør holde op med at gøre

Detailhandlere - faktisk alle iværksættere - har mere travlt end nogensinde, og de fleste virksomhedsejere føler, at de ikke har tid nok. Det fandt undersøgelser foretaget af managementkonsulentfirmaet Alternative Board 72% af virksomhedsledere føler sig overvældet af deres roller og ansvar.

Kan du relatere? Hvis ja, så bør du prioritere at frigøre mere tid i din virksomhed. Hvis du gør det, forhindrer du udbrændthed og holder dig på toppen af dit spil.

Når det kommer til at spare tid, er en af de første ting, du bør gøre, at evaluere dine nuværende processer og finde måder at automatisere manuelle og besværlige opgaver. I dette indlæg identificerer vi de mest almindelige manuelle processer, der bremser forhandlerne, og giver anbefalinger til, hvordan de kan strømlines.

1. Beholdningen tæller

Effektiv lagerkontrol er en vigtig søjle for detailsucces, så det er afgørende at holde styr på lagerstyringen. En stor del af at gøre det involverer at tælle dine produkter for at sikre, at dine lagerregistreringer matcher de faktiske varer i butikken.

Selvom det er svært at automatisere handlingen med fysisk statusopgørelse (medmindre du har robotter til at hjælpe dig), kan du strømline processen ved at bruge stregkodescanner-apps og andre digitale værktøjer i stedet for traditionel pen og papir.

Hvis du allerede bruger et POS eller lagerstyringssystem, så spørg dine leverandører om deres lagerfunktioner og se, om du kan bruge dem i din butik.

Du kan også automatisere processen med at afstemme dit lager ved at synkronisere dit lagerstyringssystem med din lageroptællingsløsning. Dette eliminerer den manuelle opgave med at tjekke elementer fra et udklipsholder, hvilket igen fremskynder afstemningsprocessen og reducerer menneskelige fejl.

2. Kundestyring

Forbrugerne i dag efterspørger mere personalisering fra brands. Forskellige undersøgelser tyder på at 62% af forbrugere forventer, at mærker sender skræddersyede kampagner, og 54% af kunder forventer personlige rabatter inden for en dag efter at have delt deres oplysninger med en forhandler.

Det er klart, at folk ønsker, at detailhandlere tilbyder skræddersyede oplevelser, og for at vinde i nutidens landskab skal du være i stand til at personliggøre, hvordan du interagerer med forskellige kunder.

At gøre det er stort set umuligt uden automatisering. Manuel indsamling af kundeoplysninger eller forsøg på at skabe marketingkampagner uden teknologi tager ikke kun tid, men det er også en praksis, der er utrolig svær at skalere.

Af denne grund er det vigtigt at bevæbne dig med et effektivt CRM-system, der kan automatisere, hvordan du interagerer med kunder og administrerer deres detaljer.

Det rigtige CRM giver dig mulighed for nemt at indsamle kundeoplysninger og segmentere din kundebase, så du nemt kan opbygge og køre personlige kampagner. For de bedste resultater skal du integrere din CRM med dit salgsstedssystem og e-handelsplatform, så salgsdata og købshistorik kan flyde jævnt fra det ene system til det næste.

3. Indberetning

Detailmål og KPI'er såsom lageromsætning, salgsindtægter og marginer er afgørende, når du skal træffe beslutninger i din virksomhed. Målingerne hjælper dig med at bestemme alt fra hvilke varer du skal bestille til hvilke typer kampagner du skal køre.

Og selvom det bestemt er muligt at beregne disse målinger på egen hånd, æder processen op på din tid og åbner op for menneskelige fejl.

Derfor er det på høje tid at automatisere rapporteringskomponenten i din virksomhed, hvis du stadig er i gang med at smadre tallene i din virksomhed manuelt. Få dig selv en detailanalyseløsning, der automatisk kan vise de salgs-, lager- og kundemålinger, du har brug for.

På den måde kan du bruge mindre tid på at regne og mere tid på at tage vigtige forretningsbeslutninger.

4. Bogføring

Manuel sporing af din virksomheds indtægter og udgifter (for ikke at nævne at opbevare kvitteringer) er ikke bare tidskrævende, det kan også give dig en stor hovedpine, når skattesæsonen ruller frem.

Forebyg det ved at bruge en praktisk bogførings- og regnskabssoftware (f.eks Quickbooks eller Xero). Forbind appen til dine bankkonti, og kategoriser blot dine transaktioner, efterhånden som de kommer ind. Sammenlignet med at bruge Excel - eller endnu værre, pen og papir - gør brug af apps til at håndtere dine bøger opgaven meget lettere og hjælper med at bevare din fornuft, når det er tid til at arkivere dine skatter.

Så hvis du ikke har gjort det endnu, så start med at automatisere din virksomheds bogføring. Dit fremtidige jeg og revisor vil takke dig for det.

5. Slut på dagen POS-afstemninger

Når vi taler om økonomi, er POS-afstemninger ved slutningen af dagen en anden kritisk opgave, der fungerer bedst, når den er automatiseret. Traditionelt går processen ud på at sikre, at de faktiske betalinger, du har modtaget, stemmer overens med de registrerede betalinger i dit salgsstedssystem. Det hjælper dig også med at spore din indtægt efter betalingstype (f.eks. kontanter vs. kreditkortbetalinger).

Eksperter anbefaler at udføre POS-afstemninger mindst én gang dagligt eller endda efter hvert skift, mens transaktionerne stadig er friske.

Betalingsafstemninger kan være ret besværlige, selvom du allerede har et fantastisk salgsstedssystem. Hvis du ønsker at gøre praksis meget lettere, kan du overveje at implementere integrerede betalinger.

At have en integreret betalingssystem betyder, at du forbinder din POS med din kreditkortprocessor, så betalingsdata automatisk registreres og matches. Dette eliminerer behovet for manuelt at registrere betalingsbeløb i din POS, hvilket gør processen hurtigere og mindre udsat for fejl.

6. Detailrevisioner

Den traditionelle måde at lede på detailhandelsrevisioner kan være besværligt, primært fordi der er en række opgaver og trin involveret i processen.

Revisioner skal planlægges og koordineres på forhånd, og distriktsledere er forpligtet til at besøge detailbutikker, så de kan tjekke for overholdelsesproblemer. Så er der opgaven med at dele revisionsresultaterne med relevante parter og sikre, at handlingstrin er tildelt og udført korrekt.

Som du kan se, detailrevisioner har masser af bevægelige dele og det kan tage meget tid og mandskab at styre alt. Af denne grund er det bedst at automatisere dele af processen ved hjælp af en robust detailrevisionsløsning.

Bindyhar for eksempel en række nyttige funktionaliteter, der kan strømline revisionsprocessen. Smarte butikstjeklister, opgavestyring, fotobekræftelse, samarbejdskalendere og billetsporingsfunktioner, Bindys udvalg af funktioner lader dig være på toppen hvert trin i butiksudførelsen og kommunikationsprocessen.

7. Butikskommunikation

Håndtering af teamkommunikation er afgørende i detailhandlen. Folk på virksomhedens kontor, sammen med ledere og frontlinjemedarbejdere, skal alle være på samme side, når det kommer til ting som:

• opdateringer til butikspolitikker
• adgang til butiksmanualer
• information om produkttilbagekaldelse
• opgaveopgaver og opfølgninger

Det er en masse information at holde trit med, og traditionelle kanaler som e-mail, telefonopkald og tekstbeskeder har ikke evnerne til at holde alle synkroniserede. Når kommunikation sker på tværs af flere platforme, er det alt for nemt for detaljer og beskeder at slippe igennem.

Kanaler som e-mail, SMS og taleopkald gør det også svært at spore fuldførelse af opgaven. Har den nye medarbejder set og læst virksomhedens butikspolitikker? Er tilbagekaldelsen foretaget i alle butikker? Du kan ikke få hurtige svar på disse spørgsmål, hvis dine kanaler er fragmenterede.

Det er derfor, du bør bevæbne din virksomhed med en platform, der gemmer al din kommunikation, dokumenter og gøremål på ét sted. Der er flere cloud-løsninger, der gør det muligt for dig at gøre dette, og visse udbydere (såsom Bindy) tilbyder en alt-i-én detailløsning at håndtere al din butikskommunikation og opgavestyring.

Et ord om app-integrationer

Dette indlæg nævner app-integrationer en del, og det er der god grund til. Ved at forbinde dine virksomhedsapps og -løsninger (f.eks. POS, CRM, regnskab, butikskommunikation osv.) kan du automatisere forskellige processer i din virksomhed og dermed spare tid og minimere fejl.

Det er derfor, når du har mulighed for at forbinde forskellige applikationer i din detailforretning, så sørg for at gøre det. Native integrationer fungerer bedst, så hvis du allerede har applikationer på plads, så se om de har tilføjelser eller partnerskaber med andre løsninger, som du kan bruge i din virksomhed.

Hvis det ikke er en mulighed, så overvej at bruge et værktøj som f.eks Zapier, som giver dig mulighed for at forbinde forskellige apps for at automatisere dine arbejdsgange. Du kan også få hjælp fra cloud-integratorer. Det er teknologieksperter, der kan anbefale og opsætte apps og arbejdsgange afhængigt af din virksomheds behov.

Uanset hvad du beslutter dig for, kan automatisering og integrationer være en gave for din virksomhed. Når de bruges korrekt, kan de reducere stress, lægge timer tilbage i din dag og hjælpe dig med at drive en mere effektiv detailhandel.  

Din tur

Hvilke opgaver eller arbejdsgange i din virksomhed automatiserer du? Fortæl os det i kommentarerne.

Om forfatteren: