Mellemstore til store ejendomsinvesteringsfonde er mere sårbare over for svindel i deres parkeringsoperationer end mindre ejendomsselskaber, og virkningerne kan være mere ødelæggende for bundlinjen.
De typer svindel, som ejendomsejere og -administratorer skal være opmærksomme på, falder generelt ind i fire kategorier: kontanttyveri, valideringstyveri (rabatkuponer), regnskabsbedrageri og månedligt misbrug af parkeringsadgang. Kontanttyveri eller uretmæssig tilegnelse af de indsamlede kontanter udgør størstedelen af svigagtig aktivitet, men regnskaber svindel vokser på markedet.
Disse ulovlige aktiviteter, enten ved direkte at stjæle kontanter, sælge valideringsrabatkuponer for kontanter eller forkert forvaltning af månedlige parkeringsadgangskort, udføres normalt direkte af parkeringsvagter. Dette er en hård realitet for mange kommercielle REIT'er, som ofte opbygger et langt tillidsfuldt forhold til deres parkeringsoperatører over mange år.
Den anden primære form for svig involverer regnskabsrapportering, såsom tilbageslag/udbetalinger fra parkeringsunderkontaktorer (f.eks. til elvask, rengøring osv.) eller oppustning af driftsudgifter. I dette tilfælde drager den øverste ledelse i et parkeringsselskab til gode personligt, selvom de krænker deres etiske og juridiske ansvar over for deres REIT-klient.
Årsagen til, at mellemstore og store kommercielle REIT'er står over for større risiko, skyldes flere faktorer. Mangel på uddannelse, direkte tilsyn fra ejendomspersonale eller administratorer, der udfører flere opgaver på tværs af store porteføljer inden for stramme tidsplaner. Derudover opbygges der ofte tætte relationer mellem ledsagende personale og faste kunder, hvilket kan føre til tilfælde af tyveri i form af gratis månedlig parkering.
Der kan også være en mangel ved REIT'ers formelle tilsynsprocedurer, når det kommer til parkering, sammen med en mangel på ekspertise i at forstå parkeringsindtægtsrapporter. Alle disse faktorer spiller en væsentlig rolle i den overordnede skattemæssige sundhed af et REIT-aktiv.
Når det er sagt, er det afgørende, at kommercielle REIT'er tager de nødvendige skridt til at identificere alle former for svindel i deres parkeringsfaciliteter og for at afskrække det så hurtigt som muligt. Her er 7 trin til at hjælpe dig.
1. Udpeg en dedikeret administrator
På grund af deres enorme størrelse har mange kommercielle REIT'er flere personer, der håndterer bogføringsfunktioner såsom tilgodehavender, betalingsbehandling, fakturabetaling osv. og registrerer disse funktioner i et regnskabssystem. Dette kan gøre det meget lettere for tilfælde af svindel med parkeringsoperatører at gå ubemærket hen. REIT'er bør have mindst én person, der er uddannet til at overvåge alle parkeringsrelaterede funktioner og til at være involveret i de månedlige indtægtsrapportmøder med parkeringsoperatøren.
2. Kend din parkeringsoperatør
Mens enhver virksomhed stræber efter at ansætte ærlige leverandører, har en detaljeret RFP/RFQ parkeringsprocessen kan hjælpe med at forhindre svindel. Baggrundstjek, referencebreve og evaluering af andre steder, der administreres af en potentiel parkeringsoperatør, vil give detaljer, der ikke let kan identificeres under et ansigt-til-ansigt møde.
Det RFP/RFQ Evalueringsprocessen giver REIT'er mulighed for at anmode om detaljer vedrørende finansiel rapporteringsmetode, gennemsigtighed og interne revisionskontroller.
Selvom det kan virke kontraintuitivt, bliver parkeringsoperatører, der begår bedrageri, ofte opfattet som de mest troværdige af deres kunder, fordi de vil gå ud af deres måde at hjælpe og vinde tillid. En parkeringsleverandør, der opererer med næsten fuld autonomi og intet direkte tilsyn fra REIT kan eksponentielt øge chancerne for svindel over tid.
3. Implementer interne kontroller
Kommercielle REIT'er skal oprette og vedligeholde interne kontroller for at forhindre og opdage svig på tværs af deres portefølje. Disse bør omfatte gennemgang af finansielle kontodata i forhold til rapporter om parkeringsudstyr, bankkontoaktivitet, etablering af et multi-person sign-off system for leverandørrefusioner og andre regnskabsfunktioner. Ved at udføre en regelmæssig revision af parkeringsoperatørens økonomiske aktivitet kan REIT'er i høj grad reducere muligheden for svindel.
4. Direkte indskud
Med tilgængeligheden af netbank er det nemt hurtigt at gennemgå kontoaktivitet og kontoudtog. Ved at anmode parkeringsoperatøren om at indbetale begge indtægtskilder (forbigående parker-kontanter/-kredit & månedlig parker-kredit) direkte på REIT's bankkonto, reduceres risikoen for forkert betaling eller kort betaling fra operatørens side.
Dette giver REIT mere synlighed over parkeringsanlæggets økonomi, samt tager kontrol og eliminerer enhver forsinkelse af betaling fra parkeringsoperatøren. Direkte indbetaling giver også REIT en ekstra mulighed for at foretage en check-and-balance-gennemgang af indsamlede indtægter for at verificere legitimiteten af driftsudgifter, der skal refunderes til parkeringsoperatøren.
5. Revider bøgerne regelmæssigt
REITs bør rutinemæssigt revidere deres parkeringsfaciliteter i områder med kontant betaling og brug af valideringsbilletter. Derudover kan lejlighedsvise uanmeldte "spotrevisioner" af daglige indtægter og månedlige Pay on Foot-opfyldninger hjælpe med at opdage svindel i højrisikoscenarier.
Sammenligning af rapporter om parkeringsudstyrstransaktioner med indsamlede indtægter vil mindske sandsynligheden for uidentificeret bedrageri. Tredjepartsvirksomheder som f.eks AuditPark tilbyder revisionstjenester samt en tjekliste til forebyggelse af svindel for at hjælpe REIT'er med at identificere risici og udvikle interne kontroller for at forhindre tab.6. Nultolerance
Hvis du har konfigureret din REIT med foranstaltninger til forebyggelse af bedrageri og rapporteringsprocedurer, skal du stadig følge op ved at gennemgå din parkeringsoperatørs indtægtsrapporter og udgifter regelmæssigt. For at styrke afskaffelsen af svig bør der være nultolerance for tilfælde af tyveri fra stedets personale eller uetisk rapportering fra parkeringsoperatøren.
I slutningen af dagen betaler REIT parkeringsoperatøren for deres administrationstjenester. Hvis stedets personale ikke kan stole på kontanter eller valideringsbilletter, hvor meget indsats har parkeringsoperatøren så virkelig investeret i sikkerheden og nøjagtigheden af kundens indtægter?
Ingen "tre strejker regel" på denne. Parkeringsoperatører bør vide, at det er "en og ud", når det kommer til tyveri. Ved at implementere denne regel vil parkeringsoperatører gøre en mere samordnet indsats for at sikre, at både parkeringsindtægter og brug af valideringsbillet er sikre og nøjagtige.
7. Få en ekspertudtalelse
Hvis en REIT har implementeret foranstaltninger til forebyggelse af bedrageri, og tallene stadig ikke stemmer overens, eller hvis der kan være juridiske konsekvenser, kan det være klogt at hyre en parkeringskonsulent og en professionel revisor til at komme ind og udføre en mere omfattende gennemgang af parkeringen operatørens rapporterede indtægter. AuditPark Services Inc. arbejder med CPA'er og Certified Fraud Examiners og kan yde omfattende hjælp til at afskrække svindel med parkeringsindtægter, afsløre og om nødvendigt retsforfølge.
ANDRE AUTOMOTIVE OG PARKERINGSRESSOURCER
Der henvises til Bil- og parkeringskategori for tjeklister, how-tos og bedste praksis for bil- og parkeringsindustrien.
ANDRE RESSOURCER TIL FOREBYGGELSE AF TAB
Der henvises til Tabsforebyggelse kategori for tjeklister, how-tos og bedste praksis til forebyggelse af tab.
Om forfatteren:
Ross Frangos er formand og grundlægger af AuditPark Services Inc., et parkeringskonsulentfirma med base i Toronto ON. Han har specialiseret sig i anmodninger om forslag, parkeringsdokumenter og at bistå sine kunder med indkøb af parkeringsstyringstjenester.
