6 måder at spare tid på under besøg på stedet og inspektioner

Det er ingen hemmelighed, at webstedsbesøg er utroligt vigtige for din detailhandel. Butiksrevisioner og -inspektioner giver dig mulighed for at evaluere programmer og initiativer, sikre overholdelse og endda komme i kontakt med teams på jorden. 

Imidlertid, de kan også tage tid. Mellem revisionsforberedelser, rejsetid, inspektion af butikker og opfølgning kan besøg på stedet tage alt fra et par timer til en hel dag, muligvis længere. For ikke at nævne, at når de udføres ineffektivt, trækkes procedurerne for besøg på stedet endnu mere ud, hvilket resulterer i spildtid og kræfter. 

Dette er det sidste, enhver virksomhed ønsker, og derfor bør du konstant stræbe efter at have mere produktive webstedsbesøg, der sparer dig tid og penge. 

1. Hav en klar målsætning i god tid før besøget på stedet finder sted

Som med stort set enhver vigtig opgave, er det et must at have et klart mål. Inden du foretager et webstedsbesøg, skal du først identificere dit formål og dine mål. Specifikt:

Hvilken type audit eller inspektion udfører du? Nogle revisioner fokuserer på merchandising, mens andre er centreret omkring sikkerhed, eller sundhed og sikkerhed. I visse tilfælde er et tilsyn fokuseret på en bestemt kampagne eller et bestemt initiativ. 

Hvad er resultatet, du gerne vil se? Identificer de vigtigste resultater, som du gerne vil have, at revisionen skal opnå. Er det blot for at se, hvordan en kampagne udføres? Ønsker du at forbedre et distrikts compliance-score? Uanset hvad, skal du sørge for at vide, hvordan "succes" ser ud, før du udfører dine inspektioner. 

Brug svarene på ovenstående spørgsmål til at guide dine inspektioner. At identificere dine mål vil hjælpe dig med at bestemme, hvilke elementer der skal inkluderes i dit tjeklister, hvilke spørgsmål man skal stille, og hvad man skal prioritere. Du er mindre tilbøjelig til at blive kørt på et sidespor, hvilket betyder, at revisioner udføres mere effektivt. 

2. Vær systematisk og kortlæg dit besøg på forhånd

Distriktsledere skal ofte besøge flere butikker, og det tager normalt omkring 45 minutter at rejse fra den ene aftale til den næste (længere, hvis lederen dækker et stort geografisk område). 

Hvis du vil spare tid på eftersyn, kan det være værd at optimere din tidsplan. Nogle forplanlægning omkring hvilke butikker der besøger og i hvilken rækkefølge kan nå langt. Så kortlæg dit besøg på forhånd. 

Brug af et faktisk kort kan være nyttigt her. Marker de punkter på kortet, som du skal besøge, og identificer derefter, hvilke ruter der sparer dig mest tid. Tag hensyn til faktorer som tidspunkt på dagen og trafik. 

Google Maps har en nyttig funktion, der kan estimere, hvor lang tid en tur vil tage baseret på de sædvanlige trafikforhold for et bestemt tidspunkt på dagen. Du skal blot indtaste din startadresse og destination og derefter angive dato og tidspunkt for rejsen. Google vil derefter vise et rejsetidsestimat, som du kan bruge til at planlægge dine aftaler. 

Værktøjer som Bindy tilbyder et indbygget kort med en rutefunktion mellem dine butikker for at gøre det endnu nemmere.

Det kan også hjælpe at kortlægge din rute, når du er i butikken. Hvilke sektioner eller afdelinger vil du inspicere først? Hvor i butikken ligger de? At vide disse ting i forvejen vil give dig mulighed for at komme i gang, når du først er på stedet.

3. Undgå Excel og e-mail

Excel-regneark er et skridt op fra papir, men de kan også være ineffektive. Mens regneark fungerer godt til registrering og tabulering af data, de er ikke bygget til opgavestyring og samarbejde — to opgaver, der er kritiske ved afholdelse af besøg på stedet. 

Du er meget bedre stillet til at digitalisere dine revisioner og inspektioner ved hjælp af et værktøj som Bindy, som lader dig opbygge tjeklister, planlægge inspektioner og administrere opgaver ved hjælp af en intuitiv cloud-baseret platform.  

Bindy strømliner webstedsbesøg og inspektioner ved at eliminere manuelt arbejde og dobbeltindtastning. Det betyder, at du kan fokusere mindre på de kedelige administrative opgaver og bruge mere energi på at besøge butikker og forbedre teamets præstation.

4. Bring andre teammedlemmer ind på samme platform

Bruger du allerede en revisionsløsning? Det næste skridt er at bringe andre teammedlemmer ind på platformen. Dette vil gøre kommunikation og samarbejde meget nemmere. At have alle på en enkelt platform holder teammedlemmer på samme side. Information videresendes hurtigt og præcist, og opgaver udføres hurtigere.

For eksempel, hvis korrigerende handling er påkrævet efter en revision, kan du kommunikere med medarbejdere ved hjælp af værktøjets indbyggede handlingsplan i stedet for at skulle gøre det via e-mail eller sms. Denne fordel bliver endnu mere udtalt, når flere teammedlemmer er involveret. I stedet for at spore forvirrende e-mail-tråde eller sende flere tekstbeskeder, foregår al kommunikation på en enkelt platform, så interessenterne altid er synkroniserede. 

5. Genbrug information og materialer fra tidligere inspektioner 

Start ikke dine tjeklister eller inspektioner fra bunden. Hav en skabelon, som du kan genbruge for at fremskynde revisionsforberedelserne. Hvis du f.eks. ofte udfører sundheds- og sikkerhedsaudits, skal du oprette en skabelon eller formular, der er udfyldt på forhånd med almindeligt inspicerede genstande. Når det så er tid til at forberede din næste inspektion, kan du trække skabelonen op og tilpasse den baseret på hver enkelt butiks behov. 

Brug en lignende tilgang til ting som teamkommunikation. I stedet for manuelt at skrive de samme meddelelser til ting som korrigerende handlinger, brug en formular eller skabelon for at spare tid.

6. Automatiser besværlige opgaver 

Automatiser kedelige opgaver som at fange datoer og tidspunkter, underrette teammedlemmer eller tilføje billeder. Det hele kan lade sig gøre med en god revisionsplatform. Det kan Bindy f.eks automatisere korrigerende handlinger og udfyld den rigtige dato og tidspunkt for registrering. Systemet kan også lette opgaveopfølgning gennem automatiserede notifikationer.

Du kan strømline dine processer yderligere ved at integrere din revisionsplatform med andre forretningsløsninger. Lad os sige, at du vil fjerne manuelle kalenderposter, når du planlægger revisioner. Hvis din revisionsplatform integreres med din kalenderapplikation, kan du programmere den til automatisk at oprette en kalenderpost, hver gang du planlægger en ny inspektion. 

Afsluttende ord

Besøg på webstedet kan tage tid, men de behøver ikke at være ineffektive eller uproduktive. Med korrekt planlægning og de rigtige værktøjer kan du strømline dine butiksinspektioner og -revisioner, styrke dit team og få mere fra hånden på kortere tid. 

ANDRE DETAILREVISIONS- og inspektionsRESOURCER

Der henvises til Detailrevision og inspektionskategori for how-tos og bedste praksis for detailrevisioner og -inspektioner.

Om forfatteren:

Francesca Nicasio er detailekspert, B2B-indholdsstrateg og LinkedIn TopVoice. Hun skriver om trends, tips og bedste praksis, der gør det muligt for detailhandlere at øge salget og betjene kunderne bedre. Hun er også forfatter til Retail Survival of the Fittest, en gratis e-bog, der hjælper detailhandlere med at fremtidssikre deres butikker.