5 Manuelle processer Distriktsledere bør automatisere

At arbejde som detaildistriktschef kræver, at du bliver en jack-of-all-trade. Du overvåger flere butikker i din region og håndterer deres butiksspecifikke problemer på en daglig basis. Samtidig har du til opgave at sikre, at hver butik er i overensstemmelse med virksomhedens operationelle retningslinjer og langsigtede strategiske mål. 

For at trives i dette hurtige forretningsmiljø skal du fungere så jævnt og effektivt som muligt. Med andre ord, du er nødt til at droppe de tidsspildende manuelle processer, der ikke tjener nogen godt. 

Til det formål er her 5 forældede forretningspraksis, der har brug for en opgradering.

Papir tidsplaner

Du er bekendt med de hunde, der spiser lektier, ikke? I detailverdenen kan sultne hjørnetænder ikke bebrejdes for at tære på papirprojekter og vagtplanlægning. Disse skitserede dokumenter kan dog lide skade af spildt kaffe eller sodavand. Papirer kan også blive håbløst tabt under bunker af andet papirarbejde på dit (eller din butikschefs) skrivebord.

Planlægning af projekter ved hjælp af papirplaner er også meget arbejdskrævende, og kræver overstregninger og fuldstændige omskrivninger, når ændringer dukker op (hvilket de vil). For eksempel, hvis teammedlemmer skal skifte ansvar eller skifte i sidste øjeblik, skal de manuelt opdatere tidsplanen, hvilket kan forårsage forvirring. 

Papirprojekter og vagtplanlægning gør også samarbejde i realtid umuligt - medmindre du planlægger at være i samme rum med dine medarbejdere til enhver tid. Det er langt nemmere at bruge digitale planlægningsværktøjer, der tilbyder kommunikation i appen, så opdateringer og notifikationer kan sendes via én platform, og alle forbliver synkroniserede. 

Så forbyd papirplaner for altid, og flyt til online projekt- og planlægningsløsninger for dit team, din afdeling eller hele virksomheden. For de bedste resultater skal du vælge en løsning, der er cloud-baseret, så den er tilgængelig for at gemme medarbejdere fra hvor som helst, selv på deres mobile enheder.

Rapportering og analyse

Som en del af dit job skal du nøje overvåge dine butikkers salgsprognoser, lageromsætning, avance- og tabstal og nøglepræstationsindikatorerblandt andre målinger. 

Selvom det er teknisk muligt at finde dataene selv, kan det være ekstremt tidskrævende at udtrække data på den manuelle måde og udføre beregninger, især hvis du leder efter flere butikker. Og der er altid en chance for, at du laver en fejl eller lader dine skævheder komme i vejen, hvilket utilsigtet forvrider resultaterne. 

Indtast detailanalyse. 

Afhængigt af dine detailbutikker kan du vælge software, der kan måle specifikke komponenter i din virksomhed - herunder salg, lager, personalepræstationer eller alt det ovenstående. 

Veldesignet detailanalysesoftware indeholder POS-drift, salgsrapportering, lagerstyring og andre funktioner. Endnu bedre, moderne systemer kan automatisere dataindsamling og lagring, så du ikke behøver at bekymre dig om manuelt at finde de data, du har brug for. 

Avancerede løsninger tilbyder forudsigende analysefunktioner og grafikrige dashboards, der strømliner dine operationer og gør det nemmere at få den information, du har brug for – hurtigt.

Detailrevisioner 

Manuelle detailrevisioner har længe været modne til strømlining og automatisering. Sådan fungerer de typisk: Traditionelt har interne revisorer (ofte regionens distrikts- eller salgschef) udført disse regelmæssigt planlagte papirbaserede revisioner. 

For at begynde processen skrev revisoren noter på udskrevne revisionsskemaer. Dernæst indtastede revisoren detaljerne i et Excel-regneark, mens han forsøgte at undgå dataindtastningsfejl, der ville kompromittere slutresultatet. Efter at have samlet revisionsdataene og fremsat relevante anbefalinger sendte han rapporten til interne partnere via e-mail. Og forhåbentlig kunne modtagerne snart få et par minutter til at læse den. 

Dette tidskrævende sekvensen bremsede beslutningsprocessen og repræsenterede en mindre end optimal udnyttelse af alles tid.

Hvis ovenstående proces stadig er implementeret i din detailforretning, er det på høje tid at modernisere din detailrevisionspraksis. 

Gør dig selv (og hele din organisation) en tjeneste og skift til detailrevisionssoftware, der kan digitalisere og strømline dine butiksrevisioner og inspektioner. 

Bindy lader dig for eksempel tilpasse dine formularer og tjeklister, så du nemt kan evaluere dine butikker og programmer. Moderne detailrevisionsløsninger kan også fremskynde processen ved at eliminere papirformularer. Disse løsninger gør det muligt for ledere hurtigt at udfylde de nødvendige formularer og øjeblikkeligt sende dem til de rigtige personer, så ingen behøver at spille det ventende spil. 

Desuden kan et kvalitetsrevisionssoftwareprogram for detailhandel skaleres til flere butiksplaceringer. Du kan udpege de butikker og distributionscentre, der skal revideres, og ændre revisionskriterierne efter behov. Du kan gennemgå resultaterne i realtid og beslutte, hvilke butikker der vil have størst gavn af din personlige vejledning.

Moderne detailrevisionsprogrammer kan også sikre det opgaver og ændringer udføres med succes. Hvis du for eksempel bruger Bindy, kan du holde styr på opfølgningerne ved at automatisere butiksbesøgsfrekvens, opgaver og meddelelser om korrigerende handlinger. Du kan også generere tilpassede rapporter og se dine bedste placeringer og øjeblikkeligt få øje på områder til forbedring. 

Detailuddannelse

Veltrænet, kundevenlig medarbejdere er livsnerven i en succesfuld detailforretning. Som distriktschef skal du sikre dig, at dine butikkers samarbejdspartnere er vidende om de produkter og services, din virksomhed tilbyder. Derudover bør medarbejderne vide, hvordan de giver kunderne den førsteklasses service, de fortjener.

Selvom du har masser af personaletræningsevner, er du ikke ekspert i alle aspekter af salg og detaildrift. Og du har simpelthen ikke nok båndbredde til konsekvent at opfylde alle træningsbehovene i din region med flere butikker.

For at afhjælpe situationen skal du medbringe ekstra ressourcer, som gør dig i stand til at levere den træning, dine butikkers medarbejdere har brug for, mens du frigør din tidsplan til andet arbejde. Det er fantastisk at få andre til at træne dit hold, men du bør bevæbne dem med de rigtige værktøjer. 

Brug online- og videotræningsprogrammer, så du effektivt kan formidle information til de rigtige personer. Hvor det er muligt, arrangere interaktive webinarer med produkt- eller brancheeksperter. 

Det fantastiske ved digitale læringsværktøjer er, at de giver dig mulighed for at gemme sessioner og afspille dem igen, når det er nødvendigt. Dette kan strømline træningsprocessen yderligere, fordi det betyder, at du ikke selv behøver at gentage den samme information. 

Derudover giver moderne træningsprogrammer medarbejderne mulighed for at forbruge materialet på deres egen tid, så planlægning af sessioner vil ikke være en smertefuld og tidskrævende proces. 

Et andet tip? Spørg dine leverandører om produkttræningshjælp. Lad os sige, at dine butikker håndterer et stort brand, der netop har lanceret en ny produktlinje. Du ønsker at give dine butikkers medarbejdere den viden, de har brug for for at kunne sælge disse varer. Så sørg for, at en producents repræsentant besøger hver butik for dybdegående produkttræning.

Gør det samme for dine teknologileverandører. De fleste hardware- og softwarevirksomheder tilbyder online og personlig træning for at få dit personale opdateret på, hvordan de skal bruge deres løsninger. Udnyt disse ressourcer, når du kan. Lad dine leverandører stå for træningen, så du ikke behøver det. 

Administration af flere butikker

Udover at overvåge en individuel butiks detailanalyse, vil du gerne have et realtidsbillede af, hvordan alle din regions butikker står over for hinanden. For eksempel vil du vide, om alle dine butikker viser lignende salgsresultater for en større produktlinje. Hvis ikke, hvilke faktorer kan være årsag til forskellige resultater i butikker med høj og lav præstation? 

Det er her, multi-store management software kommer ind i billedet. Selvom det er vigtigt, at hver butik har den teknologi og de systemer, den skal bruge for at køre ordentligt, har du også brug for en løsning, der binder alt sammen. 

Som distriktschef skal du bevæbne dig med et system, der giver dig et komplet overblik over, hvordan forskellige butikker klarer sig, så du ikke skal manuelt sammenligne og vurdere lokationer. 

For at opfylde alle disse kriterier, find en højt vurderet multi-store management softwareløsning. Med hundredvis af muligheder på markedet, vil du sandsynligvis finde en med den ideelle kombination af funktioner, skalerbarhed og pris. Selvom hver løsning er forskellig, omfatter fælles funktioner varestyring, ordrestyring og kundeforholdsstyring. Nogle pakker er også skræddersyet til specifikke branchers operationelle behov.

Indstil dine butikker til succes

At opnå en konkurrencefordel i de kommende år handler ikke kun om smarte kampagner eller store, dristige kampagner. De knap så sexede komponenter i detailhandlen - specifikt dine interne operationer og processer - kan gøre eller ødelægge dine butikkers succes. 

Af denne grund bør du hele tiden finde komponenter til at optimere og strømline, så du og dit team kan være så effektive som muligt. Og hvilken bedre måde at gøre det på end at digitalisere manuelle og tidskrævende opgaver?

Brug pointerne ovenfor til at evaluere processerne og driften af dine butikker. Og hvis du finder noget, der skal moderniseres, så kom på det ASAP. 

Om forfatteren: