Som forhandler har du meget at administrere. Det er nemt at fokusere på dine kundevendte initiativer (merchandising, erfaring, salgstaktik, butiksdrift). Det er også vigtigt at holde øje med dine backend-operationer. Fordi dine lagre og distributionscentre (bogstaveligt talt) rummer alle varerne, skal du proaktivt administrere lagre med regelmæssige lagerinspektioner.

Dine lagre og distributionscentre er hjertet af din forsyningskæde og en nøgledel i at hjælpe dig med at opfylde dine KPI'er for vækst og kundeservice. Her er fem lagerinspektioner, du bør udføre regelmæssigt for at holde dine medarbejdere trygge, dine kunder glade, og din lagerdrift fungerer problemfrit. 

Grundlæggende sundheds- og sanitetsinspektion 

DAGLIGT/AF DAGDEL

Konsekvente standarder for at holde dit lager rent og desinficeret udstyr hjælper med at reducere spredningen af vira og beskytter alle medarbejderes helbred. Her er et par ting, du bør overveje at sætte på din daglige tjekliste for lagersanering:

• Alle medarbejdere bør praktisere grundlæggende hygiejne og vaske hænder før påbegyndelse af arbejdet, efter pauser og måltider og ved afslutningen af hver vagt. 
• Post håndvask retningslinjer over alle håndvaske.
• Sørg for, at medarbejdernes badeværelser og lagervaske er tilstrækkeligt forsynet med sæbe, rene håndklæder og desinfektionsmiddel.
• Læg protokollerne til desinficering af udstyr, og sørg for, at medarbejderne får den rette træning i at bruge kemikalier. Forsyn medarbejderne med handsker og andet beskyttelsesudstyr efter behov.
• Rengør delte værktøjer ved hvert skiftskift.
• For motoriseret udstyr skal du tørre sikkerhedsseler, rat, håndtag, gearskift osv. af før og efter brug.
• Rengør regelmæssigt alle flade overflader, computere, arbejdsborde, dørhåndtag, skinner osv. 
• Udpeg en punktperson til at genopbygge desinficeringsforsyninger for hvert skift.
• Tildel rengøringsansvar pr. skift.
• Sørg for, at badeværelser rengøres mindst én gang pr. skift med alle overflader aftørret og forsyninger påfyldt.
• Sørg for, at pauserum regelmæssigt rengøres. Rengør overflader og områder til opbevaring af fødevarer.

Gør høje standarder for hygiejne og sanitet til en del af din kultur. Dette hjælper medarbejderne med at forblive sunde og lagrene med at forblive sikre. 

Husk, at sanitetsstandarder ikke er "one and done", følg med i nye protokoller og juster dine krav i overensstemmelse hermed. Denne liste er kun en start. Tjek med Verdens Sundhedsorganisation, Center for Disease Control, eller regeringen regelmæssigt for at holde dine politikker og procedurer ajour. Sidst, lad altid en ekspert gennemgå din tjekliste for at sikre, at den er udtømmende. 

https://bindy.com/products/retail-audit/

Opbevaring og bortskaffelse af farligt affald 

UGENTLIG

Hvis din virksomhed genererer nogen form for farligt affald, er det en god idé at inspicere opbevaring og bortskaffelsespraksis på en ugentlig basis. Mens United States Environmental Protection Agency (EPA) udfører sine egne inspektioner, vil du selv være på forkant med det for at undgå citater eller andre potentielle problemer fra manglende overholdelse. 

EPA og Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) undertitel C kræver, at virksomheder håndterer farligt affald "på en måde, der beskytter menneskers sundhed og miljøet." 

Det EPA udfører følgende inspektioner at identificere farligt affald og virksomheder, der genererer, transporterer, behandler, opbevarer og bortskaffer det: 

• Overholdelse Evaluering Inspektion: Evaluering på stedet af, hvordan du håndterer farligt affald, herunder gennemgang af rapporter og dokumentation, håndtering af aktiviteter og identifikation af, hvor og hvordan farligt affald produceres og håndteres
• Overholdelse prøveudtagningsinspektion: prøveindsamling til laboratorieanalyse
• Omfattende grundvandsovervågningsevaluering (CME): Evaluer den hydrogeologi, der ligger til grund for håndteringsenhederne for farligt affald, samt placering, dybde, afstand og design
• Case Development Inspection (CDI): Når EPA har mistanke om en overtrædelse af affaldshåndtering, udfører de denne inspektion for at undersøge sagen yderligere
• Drifts- og vedligeholdelsesinspektion (OMI): kontrol af grundvandsovervågningssystemet med fokus på tilstanden af brønde og prøveudtagningsudstyr

Forhandlere falder hovedsageligt ind under kategorien generatorer af farligt affald. Som sådan overvejer EPA følgende - ligesom du bør, i dine egne inspektioner: 

• Bestemmelse af farligt affald
• EPA-identifikationsnumre
• Manifesterende
• Krav til før transport
• Journalføring og rapportering
• Eksport

Detailhandlere vil også gerne tilføje følgende til deres uafhængige inspektioner af opbevaring og bortskaffelse af farligt affald: 

• Passende opbevaringsbeholdere
• Etiketter på alt
• Dato for akkumulering
• Indeslutningssystemets tilstand
• Antal lukkede og åbne beholdere i alt – bemærk: beskadigede beholdere skal straks anmeldes og fjernes
• Nødudstyr
• Nødprocedurer
• Tilstrækkelig lagerplads og afstand mellem beholdere
• Pladsen er fri for affald, brændbare materialer, farlige materialer, batterier og andre potentielt skadelige affaldsmaterialer
• Dokumentation og log for farligt affald (selvom det ikke kræves af din lokale jurisdiktion, er det en god idé at have dette)
• Hændelser og tilhørende rapporter

Du vil også med jævne mellemrum tjekke din beredskabsplan og sikre dig, at den er opdateret, samt sikre, at alle medarbejdere har opdateret træning i håndtering af farligt affald.

OSHA tilbyder også gratis information om håndtering af farligt affald. 

For at gøre din ugentlige opbevaring og bortskaffelsesinspektion af farligt affald mere effektiv, skal du bruge et værktøj som Bindy. En forhandler af boligforbedring bruger Bindy til at udføre deres ugentlige inspektioner af farligt affald. De bruger klage IA til at sende opgaver og handlingsplaner med anbefalinger til, hvordan man sikrer overholdelse og korrekt håndtering af materialer, hvis der skulle være spild.

Lagermodtagelsesprocesser

MÅNEDLIGE

Hver måned bør detailhandlere også inspicere deres lagermodtagelses- og leveringsprocesser. Du kan gøre dette som en del af din større distriktsledergennemgang. En møbelforhandler bruger Bindy til at strømline denne revisions- og inspektionsproces. De inspicerer lagerleveringsprocesser for deres franchisetagere, sporing af returrater, returbehandling, flådebranding, medarbejdere i uniform og fuldførelse af cyklustælling.

Men det er ikke en udtømmende liste, når det kommer til at modtage eftersyn. Du bør også kigge på følgende:

• Lageransvarlighed
• Indkomst
• Udgifter
• Bestillingsnøjagtighed
• Hvor lang tid det tager at gennemføre en levering
• Læssning dock område
• Produkt- og forsendelsesmærkning
• Og mere

Tanken bag lagermodtagelsesinspektioner er at finde ud af, hvilke områder der fungerer bedst, hvilke områder der trænger til mest forbedring, og hvordan du optimerer din backend operationer Bevæger sig fremad. 

En forhandler brugte for eksempel Bindy til at flytte og konsolidere deres distributionscentre. De brugte tjeklister til at overvåge fremskridt og lave hyppige opdateringer, især med fordel af fotooptagelsesfunktioner. Alternativet, en manuel tjekliste i et regneark, ville have været et mareridt for at sikre, at alle arbejdede ud fra den samme og mest opdaterede information.

Fødevaresikkerhed

KVARTALSVIS

Fødevaresikkerhed bør være et altid tilstedeværende hensyn for enhver fødevarebaseret virksomhed. Ud over at opretholde de standarder, der er fastsat af dit styrende organ, vil du også gerne udføre uafhængige fødevaresikkerhedsinspektioner på kvartalsbasis.

Kvartalsvise fødevaresikkerhedsinspektioner hjælper virksomheder med at være på forkant med potentielle problemer som krav, retssager og anden juridisk hovedpine. Dette holder også personalet ansvarlige og holder dem på tæerne.

"Revisionsprocessen i sig selv bliver en drivkraft for, at folk ikke kun overholder, men faktisk har den rigtige adfærd og er i stand til at arbejde sikkert og reagere på tingene korrekt," sagde Gary Johnson, Seniorkonsulent hos Forebyggelsesrådgivere. "Det understøtter operationel ekspertise og træning, som igen fører til den rigtige adfærd."

Bemærk: Hvis din virksomhed har unikke omstændigheder, såsom farlige materialer, farligt udstyr, høje hylder osv., kan du med fordel foretage et fødevaresikkerhedseftersyn oftere. 

Gør dig bekendt med kravene i din lokationsjurisdiktion, samt OSHAs egne retningslinjer: 

Generel industri (29 CFR 1910)

• 1910 Subpart J, Generel miljøkontrol
  • 1910.141, Sanitet
    • 1910.141(b), Vandforsyning
    • 1910.141(h), Håndtering af fødevarer
  • 1910.142, Midlertidige arbejdslejre
    • 1910.142(i), Opførelse og drift af køkkener, spisesal og foderfaciliteter

Byggeindustrien (29 CFR 1926)

• 1926 Subpart D, Arbejdsmiljø- og miljøkontrol
  • 1926.51, Sanitet
    • 1926.51(a), Drikkevand
    • 1926.51(d), Håndtering af fødevarer

Vi har også udarbejdet en omfattende tjekliste for mad og sikkerhed til at referere under dine inspektioner, hvis du er en QSR eller restaurant. 

Foodservice detailhandlere kan også bruge opbevare sensorer på tværs af flere steder for automatisk at logge temperaturer på forberedelsesområder, køleskabe, frysere og andet udstyr.

Med disse sensorer kan du indstille temperaturtærskler og modtage en advarsel, hver gang en tærskel er blevet ramt. Dette hjælper med at beskytte mod fødevarebårne sygdomme ved at sikre korrekte holdetemperaturer. Det hjælper også med at beskytte lagerbeholdningen ved at sikre, at fødevareopbevaringsområder forbliver temperaturoverensstemmende. 

Tabsforebyggelse

KVARTALSVIS

Du tænker måske på butikstyve, når du tænker på tabsforebyggelse, men der er mange bidragydere til svind. Nogle gange skal du se ud over salgsgulvet for at identificere det største dræn på din bundlinje. Krympning sker også på lageret. 

Relateret: Udfordringer til forebyggelse af tab i detailhandelen >

Lad os først nedbryde et par stykker almindelige årsager til krympning, hvad angår back-of-house operationer: 

• Internt tyveri: Årsagen til lidt over en tredjedel af svind, internt tyveri er både ligetil tyveri af varer, såvel som falske returneringer, falske gavekort, udeladelse af varer fra en ordre eller endda at tage kontanter fra kassen
• Leverandørsvindel: Næsten 6% af lagertab er fra leverandørsvindel
• Upræcise registreringer: administrative fejl eller papirkrympning bidrager til 21% af en forhandlers svind
• Forkert organiseret lager
• Dårligt designede arbejdsgange

Når du regelmæssigt inspicerer din tabsforebyggelsespraksis, kan du reducere risikoen, øge produktiviteten og identificere og rette tabsforebyggende problemer, før de påvirker din bundlinje.

Nogle kategorier at inspicere inkluderer: 

• Sikkerhedsprocedurer og -politikker
• Kameraer
• Ladning dock sikkerhed
• Stregkodescanner
• Modtagelse af dokumentation

Du kan også henvise til vores omfattende tjekliste til forebyggelse af tab. 

Gør dine tabsforebyggende inspektioner nemmere med et værktøj som Bindy. Bindy har tjeklister, opgaver og sikker kommunikation for at hjælpe dig med at beskytte dit brand, reducere fejl og gøre websteder ansvarlige. Hold kan udføre inspektioner på enhver enhed, online eller offline. Se webstedsdata i realtid for at spore trends og verificere udførelse. Vigtigst er det, at identificere de grundlæggende årsager og vejlede til disse svagheder.

Gå videre med dine lagerinspektioner

Overlad ikke lagerinspektioner i henhold til industriens regler. Proaktive detailhandlere udfører lagerinspektioner for at afbøde problemer, før de truer bundlinjen eller, værre, hele virksomheden. 

Bindy tilbyder følgende funktioner til at hjælpe med lagerinspektioner og -audits: 

• Tilpasselige formularer
• Evne til at opdatere og skubbe formularer ud til feltet i realtid
• Obligatorisk fotooptagelse
• Handlingsplan anbefalinger
• Brugervenlig grænseflade for alle medarbejdere

Om forfatteren:

Alexandra Sheehan arbejder med B2B-virksomheder i detail-, e-handels- og rejsesektoren for at skabe strategier og eksperter i langform, hjemmeside og blogindhold. Du kan se hendes arbejde på websteder som Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 og mere. thealexsheehan.com.