Správa maloobchodních úloh, komplexní průvodce

Provádění úkolů na úrovni místa je výzvou pro většinu maloobchodních a pohostinských skupin. Efektivní systém řízení úloh pohání provedení obchodu, účast na webu a zapojení do nových výšin.

Častou chybou maloobchodníků je, že se pokoušejí spravovat úkoly přes e-mail. Je téměř nemožné udržet si přehled o složitých programech a mnoha pohyblivých částech prostřednictvím e-mailu – kdo co, kde a kdy udělal a neudělal.

Proto jsme sestavili tohoto komplexního průvodce řízením úkolů pro maloobchod a pohostinství.

Pojďme se ponořit.

OBSAH

Co je správa maloobchodních úloh?

Co je to úkol?

Proč se provedení úlohy nezdaří

Jak zlepšit správu úloh

Přidělte úkol nebo proveďte kontrolu

Co je správa maloobchodních úloh?

Správa maloobchodních úkolů je proces správy úkolů včetně priority, termínu splatnosti, granulární distribuce vybraným příjemcům, ověřovacích fotografií, sledování a hlášení v reálném čase. Správa úkolů pomáhá značkám maloobchodu a pohostinství dosahovat konkrétních cílů prostřednictvím distribuce použitelných a sledovatelných požadavků.

Dva typy úkolů

V maloobchodě existují obecně dva typy úkoly: opakující se provozní úkoly a úkoly ad hoc.

Opakující se úkoly

Opakující se úkoly jsou úkoly, které zajišťují hladký chod maloobchodu. To zahrnuje pravidelné inventarizace, kontrolu operací a bezpečnostní audity. Tento typ úkolů také zahrnuje každodenní povinnosti, jako je doplňování zásob, úklid atd. To jsou typy úkolů, které obvykle představují kontrolní seznam.

Úkoly ad hoc

Úkoly ad-hoc jsou jednorázovou výzvou k akci. Například zřízení specializovaného merchandisingového displeje, implementace a změna politiky, zadání dalšího školení, popř stažení produktu. Tyto úkoly mohou být naléhavé a pokud nejsou dokončeny včas, mohou zastavit zásadní obchodní procesy nebo poškodit pověst značky.

Opakující se i ad-hoc úkoly lze také rozdělit na jednočinné a vícečinné.

Jednočinné úkoly

Jednočinné úkoly jsou jednoduché úkoly obvykle dokončené v jednom kroku. Například umístění aktualizovaného prodejního značení, výměna vypálených žárovek na vývěsní štít obchodu nebo aktualizace sendvičové tabule s denními specialitami. Tyto typy úkolů lze v rušném každodenním světě maloobchodu a pohostinství přehlédnout nebo jednoduše zapomenout.

Vícečinné úkoly

Úkoly s více akcemi jsou složitější a skládají se z více kroků a dílčích úkolů. Kroky může být nutné dokončit ve stanoveném pořadí. Tento typ úkolů může zahrnovat noční úklid složitého kuchyňského vybavení, zpracování dodávek nových produktů nebo nástup nového zaměstnance.

Pokud jde o tyto úkoly, může být snadné kroky přeskočit nebo úkol částečně dokončit. To je například důvod, proč zaměstnanci prodejen provádějí zobrazení pouze podle plánu 37% času.

Proč se provedení úlohy nezdaří

Než probereme implementaci nástrojů ke zlepšení správy úkolů v obchodech, je užitečné zvážit základní příčiny nestandardního plnění úkolů v maloobchodě.

Rozptýlení

Není neobvyklé, že zaměstnanci maloobchodu mají každý den pocit, že jsou taženi tuctem různých směrů. Někdy úkoly, které přitahují pozornost, nejsou nejdůležitější nebo zásadní pro operace, ale ty, které jsou nejvíce rušivé nebo nápadné. Například nekonečné e-maily, které neustále pingují z telefonu vedoucího prodejny.

Vedoucí prodejen a okresní manažeři jsou často vystaveni extrémnímu rozptýlení. Mezi zákazníky, kteří potřebují pozornost, dotazy zaměstnanců, školení, je až příliš snadné ztratit přehled o základních úkolech.

Zmatek ohledně priorit

Týmy mohou mít různé sklony a priority na základě vlastních zkušeností a citlivosti. I když na tom není nic špatného, značky musí zajistit, aby základní úkoly a programy, které tvoří páteř jejich strategie, byly provedeny v plném rozsahu a včas.

Bez stanovení priorit pro úkoly mohou zaměstnanci také projevit to, co Harvard Business Review nazývá „předpojatost k dokončení úkolu“. Studie od Harvard Business School tvrdí, že s rostoucím počtem úkolů pro zaměstnance se zaměstnanec může rozhodnout, že nejprve dokončí jednodušší úkoly, aby si odškrtl svůj seznam, pocítil pocit úspěchu a ulehčil si pracovní zátěž.

Zatímco to zvyšuje výkonnost v krátkodobém horizontu, zkreslení dokončení úkolů má negativní vliv na učení zaměstnanců a negativně ovlivňuje dlouhodobý výkon organizace, protože obtížnější a časově náročnější úkoly jsou stále odkládány.

Informační mezery

Pouze podle nedávného průzkumu Gallupova ústavu polovina 2,2 milionu dotázaných zaměstnanců uvedlo, že rozumí tomu, co se od nich v práci očekává. Stejná studie zjistila, že pouze 12% zaměstnanců silně souhlasí s tím, že jim jejich manažer pomáhá stanovovat pracovní priority.

Důležité organizační úkoly mohou upadnout na vedlejší kolej jednoduše proto, že zaměstnanci nevědí, že jsou za úkol zodpovědní, nebo nerozumí očekávání úkolu.

Jak zlepšit správu úloh

Úspěch v maloobchodě spočívá v provedení.

„Existuje přímé spojení mezi vaším konečným výsledkem a produktivitou vašich zaměstnanců; pokud chcete zvýšit své příjmy, musíte začít u svých zaměstnanců,“ tvrdí odborník na maloobchod Francesca Nicasio.

Pokračuje: "Dejte jim nástroje, aby mohli lépe vykonávat svou práci, abyste maximalizovali produktivitu zaměstnanců." Pokud chceš zlepšit provádění úkolů v maloobchodních prodejnách, začít se správnými nástroji.

Používejte správné nástroje

Správný nástroj pro správu maloobchodních úloh dělá ten rozdíl. Mnozí si myslí, že an Kontrolní seznam aplikace Excel a e-mail nebo programy jako Google Keeps nebo Apple Notes stačí ke zvýšení výkonu v obchodě. Žádná z těchto možností však neposkytuje maloobchodníkům centralizované místo pro všechny úkoly. Neumožňují ani sledování dokončení úkolů napříč všemi obchody. Aby byla platforma pro správu úloh úspěšná a spolehlivá, musí být centralizovaným záznamem autority.

"Technologie může způsobit nebo zlomit vaši schopnost provozovat hladký maloobchodní provoz," říká vedoucí maloobchodního myšlení Jasmín Glasheen. Poznamenává, že snaha sledovat všechny pohyblivé části ručně „může vést k řadě lidských chyb, které vás stojí konečný výsledek“.

Místo toho zvolte a řešení kde můžete přiřadit úkoly konkrétním příjemcům pro jakoukoli potřebu obchodu. A co je nejdůležitější, najděte řešení, které pomůže vašemu týmu dělat jeho práci a umístí všechny potřebné informace na jedno místo, aby je bylo možné rychleji provádět: příkazy, fotografie a podpůrné dokumenty.

Vzhledem k tomu, že maloobchodní týmy jsou v pohybu, vaše řešení by mělo být možné spustit na všech zařízeních, takže bez ohledu na to, kde se vaši zaměstnanci nacházejí, mohou se stále zapojit. A konečně, nemá smysl přidělovat úkol, pokud nemůžete snadno a v reálném čase sledovat míru dokončení. Tím zajistíte, že problémy nepropadnou trhlinami.

Implementace nových nástrojů

Může být skličující přemýšlet o integraci nové technologie do vašich maloobchodních prodejen. Jak dlouho bude trvat školení zaměstnanců? Přijmou zaměstnanci nový nástroj?

Mějte na paměti nástroje, které zlepšují efektivitu a organizaci zapojují zaměstnance. Ve skutečnosti, 80% maloobchodníků věří, že jejich spokojenost s prací by se zlepšila, kdyby jejich prodejna fungovala efektivněji.

Vyberte si platformu, která je intuitivní a vytvořená pro vaše odvětví, např Bindy. S minimální investicí do školení předem jednoduše eliminujete čas strávený sledováním problémů prostřednictvím e-mailu a ručního sledování. Kromě toho využijte školení nabízené dodavatelem ušetříte na nákladech a bezplatných zkušebních verzích takže můžete vidět platformu při práci ve vašich obchodech.

Pokud si nejste jisti, jak integrovat nové technologie do vašich obchodů, podívejte se na náš blog: Jak implementovat nové technologie do vašeho maloobchodu.

Nastavte termíny splatnosti

Termíny splatnosti pomáhají zaměstnancům stanovit priority. Jde o víc než o dokončení úkolu, aby se stanovil termín; termíny splatnosti také pomáhají zaměstnancům vědět, co není bezprostřední prioritou.

Bez termínů splatnosti může mít pocit, že je vše splatné okamžitě. To může vést k tomu, že se zaměstnanci budou cítit zahlceni, a může to spustit proces, který vede k „předpojatosti při dokončení úkolu“, jak je uvedeno výše.

Nastavte si termíny poplatků podle důležitosti a v souladu s jedinečným kalendářem vaší společnosti. Například není dobrý nápad, aby květinová společnost během rušných měsíců prosince, února a května zadávala zaměstnancům počty zásob nebo školení. Je však vhodné zadat úkol pro otočení POS displejů se zbožím vhodným pro dovolenou.

Termíny splatnosti jsou skutečnou součástí maloobchodu. Uvědomte si, že správně provedené zobrazení POP může poskytnout co nejvíce 45.5% nárůst prodeje, když je správně a včas nastaven.

Stanovení termínů, dokončení doplňování zásob a provádění marketingových plánů může zvýšit tržby ve stejném obchodě 3.7%. Neschopnost provést maloobchodní úkoly včas znamená, že na stole zbývají tisíce dolarů.

Buďte jasní

Obchodům se nejlépe daří s jasnými a podrobnými směrnicemi. Úkol by měl být jasný a jednoznačný.

Neříkejte jen: "Vybavte si všechen římský salát." Poskytněte pokyny, jak bezpečně odstranit a zlikvidovat salát. Pokud používáte řešení jako Bindy, můžete připojit literaturu, která informuje zaměstnance o stažení produktu a o tom, jak mohou odpovídat na dotazy zákazníků. Poskytněte plán a fotografie, aby zaměstnanci přesně věděli, jak zaplnit nyní prázdný prostor salátu.

Možná budete chtít zvážit rozdělení projektů s více kroky do menších samostatných úkolů kvůli přehlednosti. S Bindy můžete úkoly vzájemně propojit, aby je zaměstnanci mohli dokončit v požadovaném pořadí, aby nedošlo k vynechání žádného kroku.

Následovat

Ujistěte se, že jste schopni sledovat míru dokončení a snadno sledovat zpožděné úkoly. S Bindy můžete spouštět zprávy nebo sledovat míru dokončení pomocí barevného kódování ze stránky úlohy.

Po naplánování se oznámení o úkolu automaticky odesílají a vkládají na řídicí panel zaměstnance a do jeho kalendáře. Všechny obsahují klikatelné odkazy, takže zaměstnanci mohou snadno přejít k úkolu. Zaměstnanci mohou úkol komentovat nebo dát tvůrci úkolu vědět o jakýchkoli problémech. Dokončení mohou demonstrovat přiložením fotografií.

Jako maloobchodní antropologové Kizer & Bender všimněte si: "Co se měří, má tendenci se dělat." Zůstat na vrcholu míry dokončení vám také může pomoci identifikovat vzorce zpoždění a lépe porozumět tomu, kde je vyžadován koučink.

Přiřadit úkol nebo použít kontrolní seznam?

V maloobchodě může dojít k určitému zmatku ohledně termínu „úkol“. Někteří maloobchodníci považují úkoly zaměstnance za „to, co musí během směny splnit“. Technicky lze jakýkoli úkol, který zadáte členovi týmu, nazvat „úkolem“, včetně každodenních povinností při otevírání nebo zavírání, provádění auditu prevence ztrát nebo aktualizace jejich bezpečnostního školení.

Může být problém zjistit, jaký nástroj se nejlépe hodí k zadání a sledování všech těchto „úkolů“. Zde jsou naše doporučení pro funkce a nástroje, které vám pomohou provádět opakované, ad-hoc, jednočinné a vícečinné úkoly.

Opakující se úkoly

Opakující se úkoly obecně nejlépe zvládne a kontrolní seznam. Použijte platformu, která vám umožní vytvořit tolik typů kontrolních seznamů, kolik potřebujete pro každodenní povinnosti, ochrana před ztrátou audity, popř zdraví a bezpečnost kontroly. Pro každou položku v kontrolním seznamu použijte jasný a stručný jazyk.

Jako u každého úkolu jsou užitečné ilustrace, takže zahrňte fotografie osvědčených postupů. Optimalizujte pracovní postup připojením podpůrných dokumentů přímo k položce nebo otázkám. Zaměstnanci tak nemusejí ustupovat od úkolu hledat informace; už to tam je.

Potřebujete mít jistotu, že zaměstnanci vyplní konkrétní kontrolní seznam? Pomocí Bindy můžete „Požádat o kontrolu“ nebo naplánovat kontrolu v kalendáři uživatelů. Spusťte jednoduchou zprávu, abyste viděli, kdy uživatelé dokončili kontrolu a ve kterých místech kontrola chybí.

Úkoly ad hoc

Úkoly ad-hoc jsou obvykle časově citlivé (stažení produktu, zobrazení POP atd.). Bindyho modul úloh můžete použít k zadání těchto úkolů během několika sekund, připojit fotografie a dokumentaci a dokonce vyžadovat povinné fotografie pro dokončení úkolu.

Není neobvyklé, že se problémy objeví, když zaměstnanci provádějí kontrolu nebo audit. Když k tomu dojde, uživatelé mohou pomocí modulu úloh přiřadit problém v reálném čase. Kromě toho může inspektor přiřadit akční plán, tj. nápravné opatření s termínem splatnosti. Akční plány lze přiřadit během inspekcí nebo po jejich dokončení.

Díky snadno spustitelným zprávám může centrála odkudkoli ověřit dokončení úkolů a akčního plánu. Uživatelé dostávají následná upozornění, když úkoly nebo akční plány mají zpoždění, takže nic nepropadne a neohrozí pověst značky.

Jednočinné úkoly

Jednočinné úkoly lze kombinovat a vytvořit kontrolní seznam. Jako například doplňování různých regálů přes obchod. Pomocí Bindy's řízení úkolů modulu můžete také jednočinné úkoly přidělovat hromadně podle rolí podle potřeby nebo konkrétním uživatelům.

Vícečinné úkoly

Úkoly s více akcemi lze kombinovat a vytvořit očíslovaný kontrolní seznam krok za krokem. S Bindy je také možné vytvořit řadu propojených úkolů, které vyžadují, aby byl první úkol dokončen, než bude k dispozici další.

Posun vpřed se správou úloh

Správa úloh může vypadat odlišně v závislosti na vaší maloobchodní vertikále. Implementace programu správy úkolů spočívá ve zjištění, jaké jsou vaše problémy s produktivitou, a implementaci přístupu shora dolů ke zmírnění těchto bolestivých bodů. Odhaduje se, že náklady na nedodržení jsou 3.5 krát vyšší než náklady na investice do programů, které podporují dodržování organizačních předpisů a plnění úkolů.

Jediný způsob, jak zjistit, zda obchody skutečně provádějí merchandising, operace nebo úkoly prevence ztrát, je mít k dispozici nástroj, který umožňuje snadné sledování v reálném čase. Použití správného nástroje pomůže udržet všechny na každé úrovni na stejné stránce a soustředit se.