Kalibrace kontrolních seznamů a týmů

V prostředí maloobchodu a pohostinství je kontrolní seznam souborem standardů značky a osvědčených postupů.

To, co je na kontrolním seznamu, odráží to, co je pro značku důležité (strategické iniciativy, sezónní programy atd...), co se od značky požaduje (zákony a předpisy, zdraví a bezpečnost atd...) a čím chce být, provozně a v očích svých zákazníků.

Kontrolní seznam musí reprezentovat obchodní programy a cíle, ale také musí být jasný a dobře srozumitelný pro tým v terénu odpovědný za provádění těchto standardů značky. Zde přichází na řadu „kalibrace“.

Nesázejte farmu na neověřené standardy značek a mezery v porozumění. Kalibrovat pak měřítko.

Existují dva aspekty kalibrace, které musíme zvážit: kalibrace kontrolního seznamu a kalibrace týmu. Pojďme se ponořit.

Kalibrace kontrolního seznamu

 

Přední značky ve Spojených státech spoléhají na Bindy při maloobchodních auditech, inspekcích na místě, procházkách po obchodech, návštěvách na místě a terénních průzkumech.

Kalibrace kontrolního seznamu znamená výběr, seskupení a uspořádání toho, co je na kontrolním seznamu. To je často řízeno provozním týmem se vstupy z jiných oddělení (merchandising, marketing, lidské zdroje, prevence ztrát atd…).

Položky kontrolního seznamu by měly být dostatečně jasné a podrobné a neměly by se opakovat. Kontrolní seznam musí dobře pokrývat všechny oblasti zájmu podniku a musí být uspořádán takovým způsobem, aby se optimalizoval čas okresního manažera na návštěvu.

Zatímco v ústředí se toho dá dělat hodně, „praktický“ čas v terénu prostě nic nenahradí. Poskytnutí přístupu vybrané skupině okresních manažerů ke kontrolnímu seznamu, i když je to jen návrh, umožňuje centrále doladit a kalibrovat kontrolní seznam s reálnou zpětnou vazbou. V této fázi se často zaznamenává a řeší nejasná kopie, opakující se normy nebo nepřiměřené řazení.

Týmová kalibrace

Kalibrace týmu je formou aplikovaného školení, které zajišťuje, že standardy jsou hodnoceny pomocí konzistentní a spravedlivé stupnice. Zatímco úsudek okresního manažera je pro úspěch programu auditu nesmírně důležitý, důslednost v hodnocení a klasifikaci jsou stejně důležité.

Kalibrace týmu vyžaduje zaškolení provozního personálu, aby porozuměl provozním standardům a jak hodnotit a zvládat odchylky od standardů.

Kalibrace týmu také znamená demonstrovat, kde končí definice standardu a kde začíná potřeba okresního manažera učinit rozhodnutí.

Jednání s lidmi není vždy černobílé jako zaškrtnutí políčka v elektronickém formuláři. Operační tým potřebuje například vědět, jak řešit někdy citlivé a důvěrné personální záležitosti.

Proč Kalibrovat?

Kalibrovaný kontrolní seznam snižuje zmatek, dotazy tam a zpět a také usnadňuje šíření provozních standardů i jejich přijetí.

Kalibrace také zajišťuje, že standardy jsou hodnoceny spravedlivě a konzistentně. Konzistence vytváří důvěru s celkovým skóre a hodí se pro souhrnné reporty, srovnání napříč uživateli, regiony a časovými rámcemi.

Abyste dosáhli svých obchodních cílů, musíte před všeobecným spuštěním prověřit a „zkalibrovat“ kontrolní seznamy se vzorovou skupinou uživatelů a obchodů. Nesázejte farmu na neověřené procesy. Kalibrujte a poté škálujte.

 osvědčené postupy kalibrace

1. Začněte s malou skupinou uživatelů a obchodů. Cílem je získat zpětnou vazbu včas a často ještě před nasazením do větší skupiny.
2. Otestujte si kontrolní seznam v terénu! Kontrolní seznam může vypadat dobře v centrále, ale může se ukázat, že má vážné nedostatky, když skutečně provádíte návštěvu obchodu. Neefektivní kontrolní seznam může způsobit, že okresní manažer bude muset ustoupit nebo opakovaně skákat po obchodě, aby dokončil návštěvu.
3. K získání počátečních výsledků použijte pilotní obchody. Nesázejte farmu na neověřený kontrolní seznam, spusťte malý pilot a kalibrujte jej, dokud nebudete s výsledkem spokojeni.

DALŠÍ PROSTŘEDKY PRO AUDITORY A INSPEKCE MALOOBCHODNÍKU

Odkazovat na Kategorie Maloobchodní audity a kontroly pro návody a osvědčené postupy pro maloobchodní audity a kontroly.