Jak vytvořit kontrolní seznam maloobchodního auditu

Co je kontrolní seznam maloobchodního auditu?

A maloobchodní audit checklist je funkční kontrolní seznam nebo formulář. Umožňuje provádět značkové standardy a programy přiřazená a opravená nápravná opatření.

To pomáhá chránit značku a záruky standardy značky, programy a zásady jsou nasazeny v plném rozsahu, včas a v každém obchodě.

Pojďme se tedy ponořit do toho, jak jej postavit!

Krok 1: Zamyslete se nad „metadaty“ kontrolního seznamu

Metadata jsou data o návštěvě obchodu. Zákazníci, kteří používají Formuláře založené na Excelu obvykle očekávejte pole zadaná uživatelem, jako je číslo obchodu, vyplnění, datum atd…

Metadata jsou z velké části automatizovaná/předvyplněná software pro audit maloobchodu. Se softwarem pro maloobchodní audit jsou informace auditora odvozeny z přihlášení, výběrový seznam obchodů je vytvořen speciálně pro každého uživatele a na základě aktuální GPS polohy uživatele a zvoleného data. 

Krok 2: Seskupte položky do sekcí. seřaďte úseky podle „přirozeného toku“ návštěvy.

Kdykoli je to možné, měly by být sekce uspořádány tak, aby odpovídaly přirozenému toku návštěvy (vedoucí okrsku/oblasti fyzicky prochází obchod).

Začněte exteriérem (parkoviště, pokud je to možné, okno v obchodním centru) a postupujte dovnitř, kolem uliček a do zadní části obchodu.

Zatímco během návštěvy nebo po ní můžete přeskakovat mezi sekcemi, nastavení kontrolního seznamu maloobchodního auditu podle přirozeného průběhu návštěvy šetří čas a je intuitivnější.

Krok 3: Zamyslete se nad „nepoužitelnými“ položkami a oddíly

Některé části nebo položky ve vašem kontrolním seznamu maloobchodního auditu se nemusí vztahovat na všechna místa. Například sekce „Umývárny“ se pravděpodobně nevztahuje na prodejnu umístěnou v nákupním centru. Stejně tak se sekce „Drive-thru“ nebude vztahovat na restauraci, která ji nemá.

To šetří čas a je intuitivnější. Maloobchodní auditní software umožňuje zakázat celé sekce a položky v určitých obchodech podle typu obchodu. 

Krok 4: Ujistěte se, že váš kontrolní seznam má dostatečné pokrytí

I když se jednotlivé situace liší, měli byste se zabývat některými nebo všemi následujícími oblastmi, z nichž každá je znázorněna jako sekce:

1. Exteriér obchodu (pohled kontrolní seznam vnějšího prostoru)
2. Prezentace a merchandising (zobrazení vzorový kontrolní seznam merchandisingu)
3. Produkty a příprava (zobrazit kontrolní seznam bezpečnosti potravin)
4. Personál a rychlost servisu
5. Personál a školení
6. Vybavení (pohled ukázkový kontrolní seznam komerčního kuchyňského vybavení)
7. Zabezpečení, manipulace s hotovostí a prevence ztrát (viz kontrolní seznam prevence ztráty vzorku)
8. Drive-thru (pohled vzorový kontrolní seznam pro jízdu autem)
9. Propagace (zobrazit vzorový kontrolní seznam merchandisingu)
10. Zadní strana obchodu a inventáře
11. Umývárny (výhled ukázkový kontrolní seznam úklidu komerčních toalet)
12. Bezpečnost (pohled vzor kontrolního seznamu požární ochrany)
13. Zásady (zobrazit vzorový kontrolní seznam sexuálního obtěžování)

Krok 5: Vyhněte se velkým úsekům

Místo vytváření malého počtu velkých sekcí zvažte vytvoření většího počtu malých sekcí. To pomáhá při zadávání dat, zejména na chytrých telefonech, a také činí přehledy podrobnější a smysluplnější.

Krok 6: Přiřaďte body položkám podle jejich relativní důležitosti

Přiřaďte body podle relativní důležitosti každého kritéria. I když je snadné považovat vše za důležité (a pokud nějaké kritérium není důležité, nemělo by být na vašem kontrolním seznamu maloobchodního auditu), některé položky jsou důležitější než jiné, někdy kritické pro kontinuitu podnikání. Otázky BOZP přijít na mysl.

Přiřaďte body a použijte příznak „Kritický“. Kritická položka nastaví hodnotu celé sekce na nulu bez ohledu na ostatní položky, pokud se během návštěvy zjistí nevyhovující.

Krok 7: Buďte konkrétní, popisní a vizuální

Normy by měly být jasné a jednoznačné. Nepoužívejte vágní slova jako „nedávno“ nebo „dobré“. Například místo „Nedávná schůzka zaměstnanců se konala“ zvažte použití „Schůzka zaměstnanců před méně než 5 kalendářními dny“. Pokud se odkazuje na teploty nebo uplynulé časy, uveďte skutečná čísla. Jasně uveďte, co je standard.

Pokud k definování standardu trvá jeden odstavec, použijte jeden odstavec. Pokud jej máte, připojte k položce fotografii osvědčeného postupu pro ilustraci standardu; obrázek má často hodnotu 1 000 slov a pravděpodobněji udělá dojem než samotná slova.

Maloobchodní auditní software často umožňuje připojit obrázky a podpůrné dokumenty k libovolné položce formuláře a části, stejně jako k úkolům.

Krok 8: Přemýšlejte o frekvenci návštěv

Četnost návštěv okresního manažera (alespoň návštěv zahrnujících kontrolní seznam maloobchodních auditů) se může mezi organizacemi značně lišit.

Na jednom konci spektra mají některé organizace (včetně velkých organizací v oblasti stravování a pohostinství) tendenci provádět až jednu návštěvu každý druhý týden. Ostatní organizace mohou provést pouze jednu návštěvu za čtvrtletí. Některé organizace používají hybridní model. Používají standardní formulář k zachycení svých základních standardů (řekněme dvakrát ročně) a vytvářejí řadu menších formulářů pro návštěvy v průběhu roku, které někdy spojují tyto návštěvy se sezónními programy.

Je obvyklé vytvořit jeden formulář pro klíčovou rizikovou oblast nebo obchodní jednotku: Operace, Merchandising, Zdraví a bezpečnost, Bezpečnostní, Přední část domu a Zadní část domu.

Maloobchodní auditní software umožňuje organizaci vytvořit libovolný počet formulářů, každý s vlastním počátečním a koncovým datem. Maloobchodní auditní software podporuje také vlastní audity, které lze použít jako dočasné opatření, dokud nebude možné provést návštěvu okresního manažera.

Krok 9: Kalibrujte kontrolní seznam se svým týmem v terénu

Prodiskutujte kontrolní seznam se svými okresními manažery, franšízanty a manažery. Vyžádejte si jejich příspěvek a zpětnou vazbu. Tuto fázi nazýváme „kalibrace“.

Kontrolní seznam maloobchodního auditu je stejně tak inspekčním nástrojem jako školicím prostředkem. Definujte standard, komunikujte a měřte jej. Splňte standard a dosáhněte svých cílů.

Krok 10: Vytváříte si vlastní nebo používáte hotovou aplikaci?

Faktory, které musí řídit vaše rozhodnutí, jsou vaše náklady, návratnost investic, doba uvedení na trh a hodnota a výhody, které získáte ze softwaru, který si vyberete. Přečtěte si více o nákupu vs sestavení: Retail Audit Software: Buy vs Build 

Ať děláme cokoli, nedoporučujeme k tomu používat Excel a e-mail. Excel není nástroj pracovního toku a postrádá základní funkce potřebné pro audity. Vašemu podnikání to nepomůže, spíše jej zdrží.

KONTROLNÍ SEZNAMY MALOOBCHODNÍHO AUDITU

Pokud hledáte kontrolní seznamy pro správu vašich operací a standardů značky, máte dvě možnosti.

1. Zaregistrujte se na a bezplatná zkušební verze Bindy a získejte přístup ke knihovně profesionálně prověřených veřejných formulářů, které můžete použít k auditu svých míst během několika sekund.
2. Viz naše kategorie kontrolních seznamů s více než 33 kontrolními seznamy spravovat každý aspekt vašich operací.

DALŠÍ PROSTŘEDKY PRO AUDITORY A INSPEKCE MALOOBCHODNÍKU

Odkazovat na Kategorie Maloobchodní audity a kontroly pro návody a osvědčené postupy pro maloobchodní audity a kontroly.

DEFINITIVNÍ PRŮVODCE AUDITORY V MALOOBCHODNÍM PROSTORU 

Chcete to posunout na další úroveň? Náš Maloobchodní audity – konečný průvodce je naše nejkomplexnější sbírka informací o maloobchodních auditech včetně toho, proč, kdo, kdy a jak maloobchodní audity provádět. Vytvořeno maloobchodními profesionály pro maloobchodní profesionály.

Nejlepší maloobchodní a pohostinské značky ve Spojených státech používají Bindy k provádění programů a standardů stránek.