Středně velké až velké realitní investiční fondy jsou při svých parkovacích operacích zranitelnější vůči podvodům než menší realitní firmy a dopady mohou být zničující pro konečný výsledek.
Typy podvodů, o kterých musí majitelé a správci nemovitostí vědět, obecně spadají do čtyř kategorií: krádež hotovosti, ověřovací krádež (slevové kupóny), podvody s finančními výkazy a měsíční zneužití přístupu k parkovišti. Krádeže hotovosti nebo zpronevěra vybrané hotovosti tvoří většinu podvodných aktivit, nicméně podvody s finančními výkazy na trhu narůstají.
Tyto nezákonné činnosti, ať už přímou krádeží hotovosti, prodejem ověřovacích slevových kuponů za hotovost nebo nesprávnou správou měsíčních parkovacích karet, obvykle provádí přímo obsluha parkoviště. To je tvrdá realita pro mnoho komerčních REIT, kteří si často po mnoho let budují dlouhý důvěryhodný vztah se svými provozovateli parkoviště.
Dalším primárním typem podvodu je vykazování účetní závěrky, jako jsou provize/výplaty u vedlejšího stykače (např. za mytí, čištění atd.) nebo nafukování provozních nákladů. V tomto případě má osobní prospěch vyšší management v parkovací společnosti, ačkoliv porušuje své etické a právní povinnosti vůči svému klientovi REIT.
Důvod, proč středně velké a velké komerční REIT čelí většímu riziku, je způsoben několika faktory. Nedostatek školení, přímý dohled ze strany zaměstnanců nemovitostí nebo správců vykonávajících různé úkoly napříč velkými portfolii v přísných lhůtách. Kromě toho se často vytvářejí úzké vztahy mezi obsluhou a stálými zákazníky, což může vést ke krádežím v podobě bezplatného měsíčního parkování.
Může se také vyskytnout nedostatek formálních kontrolních postupů ze strany REIT, pokud jde o parkování, spolu s nedostatkem odborných znalostí v pochopení zpráv o výnosech z parkování. Všechny tyto faktory hrají významnou roli v celkovém fiskálním zdraví aktiv REIT.
Bez ohledu na to je nezbytné, aby komerční REIT podnikly nezbytné kroky k identifikaci všech typů podvodů ve svých parkovacích zařízeních a aby je co nejdříve odrazily. Zde je 7 kroků, které vám pomohou.
1. Jmenujte vyhrazeného správce
Vzhledem ke své obrovské velikosti má mnoho komerčních REIT více osob, které se starají o účetní funkce, jako jsou pohledávky, zpracování plateb, platby faktur atd. a zaznamenávají tyto funkce v účetním systému. To může výrazně usnadnit případy podvodů provozovatele parkoviště bez povšimnutí. REITs by měl mít alespoň jednu osobu vyškolenou, aby dohlížela na všechny funkce související s parkováním a aby se účastnila měsíčních schůzek s provozovatelem parkoviště v oblasti zpráv o příjmech.
2. Poznejte svého provozovatele parkoviště
Zatímco každý podnik se snaží najmout poctivé prodejce, které mají podrobné RFP/RFQ proces parkování může pomoci zabránit podvodům. Ověření pozadí, referenční dopisy a hodnocení dalších míst spravovaných potenciálním provozovatelem parkoviště poskytnou podrobnosti, které nelze snadno identifikovat během osobního setkání.
The RFP/RFQ proces hodnocení poskytuje REITs možnost požadovat specifika týkající se metodiky účetního výkaznictví, transparentnosti a kontrol interního auditu.
Ačkoli se to může zdát neintuitivní, provozovatelé parkovišť, kteří se dopouštějí podvodu, jsou svými klienty často vnímáni jako nejdůvěryhodnější, protože jim vyjdou vstříc a získají důvěru. Prodejce parkování, který funguje téměř zcela autonomně a bez přímého dohledu ze strany REIT, může v průběhu času exponenciálně zvýšit šance na podvod.
3. Zaveďte vnitřní kontroly
Komerční REIT musí vytvořit a udržovat vnitřní kontroly, aby zabránily a odhalily podvody v celém svém portfoliu. Ty by měly zahrnovat kontrolu údajů o finančních účtech vs. hlášení o parkovacím zařízení, činnosti bankovních účtů, vytvoření systému odhlašování pro více osob pro úhrady prodejců a další účetní funkce. Prováděním pravidelného auditu finanční činnosti provozovatelů parkoviště mohou REIT výrazně snížit možnost podvodu.
4. Přímé vklady
Díky dostupnosti online bankovnictví je snadné rychle zkontrolovat aktivitu na účtu a výpisy. Požadavek, aby provozovatel parkoviště vložil oba toky příjmů (přechodná hotovost/kredit a měsíční kredit pro parkoviště) přímo na bankovní účet REIT, se výrazně sníží riziko nesprávné platby nebo krátké platby ze strany provozovatele.
Díky tomu má REIT větší přehled o financích parkovacího zařízení a také přebírá kontrolu a eliminuje jakékoli zpoždění plateb ze strany provozovatele parkoviště. Přímá záloha také dává REIT další příležitost k provedení kontroly a vyvážení inkasovaných příjmů, aby se ověřila oprávněnost provozních nákladů, které mají být proplaceny provozovateli parkoviště.
5. Pravidelně kontrolujte knihy
REIT by měly běžně kontrolovat svá parkovací zařízení v oblastech hotovostních plateb a používání ověřovacích lístků. Navíc příležitostné neohlášené „namátkové audity“ denních inkas a měsíčních plateb za chodu mohou pomoci odhalit podvody ve vysoce rizikových scénářích.
Porovnání zpráv o transakcích s parkovacím zařízením s inkasovanými příjmy sníží pravděpodobnost neidentifikovaného podvodu. Společnosti třetích stran jako např AuditPark nabízet auditorské služby a také kontrolní seznam pro prevenci podvodů, který pomůže REIT identifikovat rizika a vyvinout vnitřní kontroly, které zabrání ztrátám.6. Nulová tolerance
Pokud jste ve svém REIT nastavili opatření pro prevenci podvodů a postupy hlášení, musíte i nadále pravidelně kontrolovat hlášení o příjmech a výdajích provozovatele parkoviště. Pro posílení eliminace podvodů by mělo existovat nulová tolerance za případy krádeže pracovníky místa nebo neetické nahlášení provozovatelem parkoviště.
Na konci dne platí REIT provozovateli parkoviště za jeho manažerské služby. Pokud nelze zaměstnancům místa důvěřovat hotovostí nebo ověřovacími lístky, kolik úsilí provozovatel parkoviště skutečně investoval do bezpečnosti a přesnosti výnosů klientů?
Žádné „pravidlo tří aktu“ v tomto případě. Provozovatelé parkovišť by měli vědět, že pokud jde o krádež, je to „jedna a mimo“. Zavedením tohoto pravidla vyvinou provozovatelé parkovišť koordinovanější úsilí k zajištění bezpečnosti a přesnosti jak výnosů z parkování, tak používání ověřovacích lístků.
7. Získejte názor odborníka
Pokud REIT zavedl opatření na zabránění podvodům a čísla se stále nesčítají, nebo pokud by to mohlo mít právní důsledky, může být rozumné najmout si parkovacího konzultanta a profesionálního účetního, aby přišel a provedl rozsáhlejší kontrolu parkování. vykazované tržby provozovatele. AuditPark Services Inc. spolupracuje s CPA a certifikovanými vyšetřovateli podvodů a může poskytnout rozsáhlou pomoc při odstrašování, odhalování a v případě potřeby stíhání podvodů s příjmy z parkování.
OSTATNÍ AUTOMOBILOVÉ A PARKOVACÍ ZDROJE
Odkazovat na Kategorie Automotive and Parking pro kontrolní seznamy, návody a osvědčené postupy pro automobilový a parkovací průmysl.
DALŠÍ PROSTŘEDKY PRO PREVENCI ZTRÁT
Odkazovat na Kategorie Prevence ztrát pro kontrolní seznamy, postupy a osvědčené postupy pro prevenci ztrát.
O autorovi:
Ross Frangos je prezidentem a zakladatelem AuditPark Services Inc., parkovací poradenská firma se sídlem v Torontu ON. Specializuje se na žádosti o návrh, parkovací doklady a asistenci svým klientům při zajišťování služeb správy parkování.
