Jako maloobchodník toho musíte zvládnout hodně. Je snadné zaměřit se na své zákaznické iniciativy (merchandising, Zkušenosti, prodejní taktika, provoz prodejny). Je také důležité sledovat vaše backendové operace. Protože vaše sklady a distribuční centra (doslova) drží veškeré zboží, musíte sklady proaktivně řídit pravidelnými skladovými kontrolami.

Vaše sklady a distribuční centra jsou srdcem vašeho dodavatelského řetězce a klíčovou součástí, která vám pomůže splnit vaše KPI pro růst a služby zákazníkům. Zde je pět inspekcí skladu, které byste měli pravidelně provádět, abyste zajistili bezpečnost svých zaměstnanců, spokojenost zákazníků a hladký chod skladu. 

Základní zdravotní a hygienická kontrola 

DENNĚ/PO DENNÍ ČÁSTI

Důsledné standardy pro udržování vašeho skladu v čistotě a dezinfekci zařízení pomáhají snižovat šíření virů a chrání zdraví všech pracovníků. Zde je několik věcí, které je třeba zvážit zařazení do vašeho denního kontrolního seznamu sanitace skladu:

• Všichni zaměstnanci by měli dodržovat základní hygienu a mýt si ruce před zahájením práce, po přestávkách a jídle a na konci každé směny. 
• Pokyny pro mytí rukou pište nad všemi dřezy.
• Zajistěte, aby koupelny a umyvadla pro zaměstnance byly dostatečně zásobeny mýdlem, čistými ručníky a dezinfekčním prostředkem.
• Doplňte protokoly o dezinfekci zařízení a zajistěte, aby zaměstnanci absolvovali řádné školení pro používání jakýchkoli chemikálií. Podle potřeby poskytněte zaměstnancům rukavice a další ochranné pomůcky.
• Dezinfikujte sdílené nástroje při každé změně směny.
• U motorizovaných zařízení otřete bezpečnostní pásy, volanty, rukojeti, řazení atd. před a po použití.
• Pravidelně dezinfikujte všechny rovné povrchy, počítače, pracovní stoly, kliky dveří, kolejnice atd. 
• Určete bodovou osobu, která bude doplňovat zásoby dezinfekce pro každou směnu.
• Přidělte úklidové povinnosti za směnu.
• Zajistěte, aby byly koupelny vyčištěny alespoň jednou za směnu, všechny povrchy byly vytřeny a zásoby byly doplněny.
• Dbejte na to, aby odpočinkové místnosti byly pravidelně uklízeny. Dezinfikujte povrchy a prostory pro skladování potravin.

Udělejte vysoké standardy hygieny a sanitace součástí vaší kultury. To pomáhá zaměstnancům zůstat zdraví a sklady v bezpečí. 

Pamatujte, že hygienické standardy nejsou „jedno a hotovo“, držte krok s novými protokoly a upravte podle toho své požadavky. Tento seznam je jen začátek. Ověřte si u Světová zdravotnická organizace, Centrum pro kontrolu nemocí, nebo vláda pravidelně udržovat vaše zásady a postupy aktuální. Nakonec vždy nechte odborníka zkontrolovat váš kontrolní seznam, abyste se ujistili, že je komplexní. 

https://bindy.com/products/retail-audit/

Skladování a likvidace nebezpečného odpadu 

TÝDNĚ

Pokud vaše firma vytváří jakýkoli druh nebezpečného odpadu, je dobré každý týden kontrolovat postupy skladování a likvidace. Zatímco Agentura pro ochranu životního prostředí Spojených států (EPA) provádí své vlastní inspekce, měli byste si to sami hlídat, abyste se vyhnuli případným citacím nebo jiným potenciálním problémům z nedodržování předpisů. 

EPA a podtitul C zákona o ochraně a obnově zdrojů (RCRA) vyžadují, aby podniky nakládaly s nebezpečným odpadem „způsobem, který chrání lidské zdraví a životní prostředí“. 

The EPA provádí následující kontroly identifikovat nebezpečný odpad a podniky, které jej vytvářejí, přepravují, upravují, skladují a likvidují: 

• Inspekce hodnocení shody: hodnocení na místě, jak nakládáte s nebezpečným odpadem, včetně kontroly zpráv a dokumentace, manipulačních činností a identifikace, kde a jak se nebezpečný odpad produkuje a jak s ním nakládáte
• Kontrola shody s odběrem vzorků: odběr vzorků pro laboratorní analýzu
• Komplexní hodnocení monitorování podzemních vod (CME): zhodnoťte hydrogeologii, která je základem jednotek nakládání s nebezpečným odpadem, stejně jako umístění, hloubku, rozmístění a design
• Inspekce vývoje případu (CDI): když má EPA podezření na porušení v nakládání s odpady, provádí tuto kontrolu, aby případ dále prošetřila
• Kontrola provozu a údržby (OMI): kontroly monitorovacího systému podzemních vod se zaměřením na stav studní a odběrových zařízení

Především maloobchodníci spadají do kategorie původců nebezpečných odpadů. EPA jako taková zvažuje následující – stejně jako vy, při vašich vlastních kontrolách: 

• Stanovení nebezpečného odpadu
• Identifikační čísla EPA
• Projevující se
• Předpřepravní požadavky
• Vedení záznamů a podávání zpráv
• Vývozy

Maloobchodníci budou chtít ke svým nezávislým kontrolám skladování a likvidace nebezpečného odpadu přidat také následující: 

• Vhodné skladovací nádoby
• Štítky na všem
• Datum akumulace
• Stav zádržného systému
• Celkový počet uzavřených a otevřených kontejnerů – poznámka: poškozené kontejnery je nutné ihned nahlásit a odstranit
• Nouzové vybavení
• Nouzové postupy
• Dostatečný úložný prostor a vzdálenost mezi kontejnery
• Prostor je bez odpadků, hořlavých materiálů, nebezpečných materiálů, baterií a dalších potenciálně škodlivých odpadních materiálů
• Dokumentace a protokol o nebezpečném odpadu (i když to vaše místní jurisdikce nevyžaduje, je dobré je mít)
• Incidenty a související zprávy

Budete také chtít pravidelně kontrolovat svůj pohotovostní plán a ujistit se, že je aktuální, a také zajistit, aby všichni zaměstnanci absolvovali školení o nakládání s nebezpečným odpadem.

OSHA také nabízí bezplatné informace týkající se nakládání s nebezpečnými odpady. 

Chcete-li, aby vaše týdenní kontroly skladování a likvidace nebezpečného odpadu byly efektivnější a účelnější, použijte nástroj jako je Bindy. Jeden prodejce pro domácí kutily používá Bindy k provádění svých týdenních kontrol nebezpečného odpadu. K odeslání používají stížnost IA úkoly a akční plány s doporučeními, jak zajistit dodržování předpisů a jak správně zacházet s materiály v případě úniku.

Procesy příjmu na sklad

MĚSÍČNÍ

Maloobchodníci by také měli každý měsíc kontrolovat své skladové procesy příjmu a dodání. Můžete to udělat jako součást vašeho většího návodu správce okresu. Jeden prodejce nábytku používá Bindy k zefektivnění tohoto procesu auditu a kontroly. Kontrolují procesy dodávek do skladu franšízanti, sledování návratnosti, zpracování návratů, branding vozového parku, zaměstnanci v uniformách a dokončení počítání cyklů.

Ale to není vyčerpávající seznam, pokud jde o přijímání kontrol. Budete se také chtít podívat na následující:

• Odpovědnost za zásoby
• Příjem
• Výdaje
• Přesnost objednávky
• Jak dlouho trvá dokončení dodávky
• Oblast nakládacího doku
• Označení produktu a zásilky
• A více

Smyslem inspekcí příjmu do skladu je zjistit, které oblasti fungují nejlépe, které oblasti potřebují nejvíce zlepšit a jak optimalizovat backendové operace posun vpřed. 

Jeden maloobchodník například využil Bindy k přemístění a konsolidaci svých distribučních center. Používali kontrolní seznamy ke sledování pokroku a provádění častých aktualizací, přičemž těžili zejména z funkcí pořizování fotografií. Alternativa, ruční kontrolní seznam v tabulkovém procesoru, by byla noční můrou, aby bylo zajištěno, že všichni pracují se stejnými a nejaktuálnějšími informacemi.

Bezpečnost potravin

ČTVRTLETNÍ

Bezpečnost potravin by měla být všudypřítomným hlediskem pro jakýkoli potravinářský podnik. Kromě dodržování standardů stanovených vaším řídícím orgánem budete také chtít čtvrtletně provádět nezávislé kontroly bezpečnosti potravin.

Čtvrtletní inspekce bezpečnosti potravin pomáhají podnikům udržet si náskok před potenciálními problémy, jako jsou žaloby, soudní spory a další právní problémy. To také vede zaměstnance k odpovědnosti a udržuje je ve střehu.

„Samotný proces auditu se stává hnacím motorem pro lidi, aby nejenom vyhověli, ale aby skutečně měli správné chování a byli schopni pracovat bezpečně a správně reagovat na věci,“ řekl Gary Johnson, Senior Consultant ve společnosti Poradci prevence. "Podporuje provozní dokonalost a školení, což zase vede ke správnému chování."

Poznámka: Pokud má vaše firma jedinečné okolnosti, jako jsou nebezpečné materiály, nebezpečné vybavení, vysoké police atd., možná budete chtít provádět kontrolu bezpečnosti potravin častěji. 

Seznamte se s požadavky v jurisdikci vaší lokality a také Vlastní pokyny OSHA: 

Obecný průmysl (29 CFR 1910)

• 1910 podčást J, Obecné environmentální kontroly
  • 1910.141, Sanitace
    • 1910.141(b), Zdroj vody
    • 1910,141(h), Manipulace s potravinami
  • 1910.142, Dočasné pracovní tábory
    • 1910,142(i), Výstavba a provoz kuchyní, jídelen a stravovacích zařízení

Stavební průmysl (29 CFR 1926)

• 1926 podčást D, Kontrola ochrany zdraví při práci a životního prostředí
  • 1926.51, Sanitace
    • 1926,51(a), Pitná voda
    • 1926,51 (d), Manipulace s potravinami

Připravili jsme také komplexní kontrolní seznam potravin a bezpečnosti na odkaz během vašich kontrol, zda jste QSR nebo restaurace. 

Využít mohou i prodejci potravin ukládat senzory na více místech, aby se automaticky zaznamenávaly teploty přípravných oblastí, chladniček, mrazniček a dalšího vybavení.

Pomocí těchto senzorů můžete nastavit prahové hodnoty teploty a obdržet upozornění při každém dosažení prahové hodnoty. To pomáhá chránit před nemocemi přenášenými potravinami zajištěním správné teploty. Pomáhá také chránit zásoby tím, že zajišťuje, aby prostory pro skladování potravin zůstaly v souladu s teplotou. 

Ochrana před ztrátou

ČTVRTLETNÍ

Když pomyslíte na prevenci ztrát, možná si vzpomenete na zloděje, ale ke zmenšování se podílí mnoho. Někdy se musíte podívat za hranice prodeje, abyste identifikovali největší ztrátu na vašem konečném výsledku. Ke zmenšení dochází i ve skladu. 

Související: Výzvy v oblasti prevence ztrát v maloobchodě >

Pojďme si nejprve několik rozebrat běžné příčiny smrštění, co se týká back-of-house operací: 

• Interní krádež: příčinou o něco více než třetinového zmenšení, vnitřní krádež je jak přímočará krádež zboží, tak i falešné vracení zboží, falešné dárkové karty, ponechání položek z objednávky nebo dokonce vybírání hotovosti z pokladny
• Podvod s dodavatelem: téměř 6% ztráty zásob pochází z podvodu dodavatele
• Nepřesné záznamy: administrativní chyby nebo zmenšení papíru přispívají k úbytku 21% prodejce
• Špatně organizovaný sklad
• Špatně navržené pracovní postupy

Když pravidelně kontrolujete své postupy prevence ztrát, můžete snížit riziko, zvýšit produktivitu a identifikovat a opravit problémy s prevencí ztrát dříve, než ovlivní váš konečný výsledek.

Některé kategorie ke kontrole zahrnují: 

• Bezpečnostní postupy a zásady
• Kamery
• Zabezpečení nakládacího doku
• Čtečka kódů
• Příjem dokumentace

Můžete také odkazovat na naše komplexní kontrolní seznam prevence ztrát. 

Usnadněte si kontroly prevence ztrát pomocí nástroje jako je Bindy. Bindy má kontrolní seznamy, úkoly a zabezpečenou komunikaci, které vám pomohou chránit vaši značku, snížit chyby a zajistit, aby stránky byly odpovědné. Týmy mohou provádět kontroly na jakémkoli zařízení, online nebo offline. Sledujte data webu v reálném čase, abyste mohli sledovat trendy a ověřovat provedení. Nejdůležitější je identifikovat základní příčiny a koučovat tyto slabé stránky.

Pokračovat ve vašich skladových kontrolách

Nenechávejte kontroly skladů na průmyslových předpisech. Proaktivní maloobchodníci provádějí inspekce skladů, aby zmírnili problémy dříve, než ohrozí hospodářský výsledek nebo v horším případě celý podnik. 

Bindy nabízí následující funkce, které vám pomohou při inspekcích a auditech skladů: 

• Přizpůsobitelné formuláře
• Schopnost aktualizovat a posouvat formuláře do terénu v reálném čase
• Povinné focení
• Doporučení akčního plánu
• Snadno použitelné rozhraní pro všechny zaměstnance

O autorovi:

Alexandra Sheehan spolupracuje s B2B společnostmi v maloobchodě, e-commerce a cestovním sektoru na vytváření strategií a odborného obsahu, webových stránek a blogů. Její práci můžete vidět na stránkách jako Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 a dalších. thealexsheehan.com.